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SAP項(xiàng)目實(shí)施過程中，難免不了要開不少的會議，無論是最前期的選型，還是商談，乃至后面上線評審都免不了將很多項(xiàng)目干系人聚在一起就出現(xiàn)的問題或大家關(guān)心的問題擺在臺面上做探討。但只要你開過大會議你就會知道很多時(shí)候開會純粹是為了開會而開會，討論的問題沒有跟進(jìn)，沒有現(xiàn)場會議紀(jì)要，還有就是各說各的，扯到最后才發(fā)現(xiàn)開會儼然變成了很多人放松自己，逃避項(xiàng)目、不想干活的最佳機(jī)會了。

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所以，怎么樣的開會方式才是有效果的？

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01、參會人要通知到位

在開會之前，首先要分析這次開會的主題內(nèi)容以及具體跟誰相關(guān)。比如企業(yè)要召開SAP供方選型會議，這個(gè)時(shí)候召開會議的部門就要很清楚除了業(yè)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)鍵用戶要參加之外，其他像IT、企業(yè)高管也應(yīng)該參與進(jìn)來，因?yàn)樵跁h現(xiàn)場是一次非常好的需求解答時(shí)機(jī)。否則會造成：該來的人不來，不該來的人占位置。

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02、指定人員做會議記錄和問題收集

在SAP系統(tǒng)實(shí)施過程中，除了討論和解決問題之外也有可能額外拋出一些新的問題。如果這個(gè)時(shí)候沒有專門指定一個(gè)人去做會議記錄和問題收集，往往就會出現(xiàn)問題拋出來了但沒人關(guān)心關(guān)注，也沒有引起重視，問題也就隨之流走，事后扯皮的情況就要出現(xiàn)。

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03、指派會議主持人

會議主持人不一定是要召開會議的一方擔(dān)任，但一定是要對本次會議的內(nèi)容安排了然于胸。在開會的過程中要及時(shí)調(diào)整會議討論方向以及減少不必要的雜音。如果這個(gè)是討論的倉庫如何管理提前收采購貨物的事情，就不要再討論倉庫如何安排銷售發(fā)貨的事情了。如果這個(gè)是討論SAP里面的業(yè)務(wù)的解決方案，就不要過多討論開發(fā)的細(xì)節(jié)了。如果沒有專門的會議主持人，很容易出現(xiàn)：各說各的或兩人的會議，其他人就一臉懵逼，處于心不在焉的狀態(tài)。

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04、決策人參與

整個(gè)會議如果沒有有權(quán)限做決策的人參與，那討論的問題和所得的結(jié)論將毫無意義。筆者參與的一個(gè)電商整合項(xiàng)目，前期乙方跟業(yè)務(wù)部門調(diào)研得很認(rèn)真，系統(tǒng)也做了一些開發(fā)調(diào)整。在系統(tǒng)上線評審的時(shí)候，電商部老大過來了，提了一些自己的需求，這時(shí)候才發(fā)現(xiàn)目前項(xiàng)目所做的工作都白費(fèi)了，與原始需求差別比較大。所以除了底下真正作業(yè)的人溝通交流之外，也要特別將真正有權(quán)限決策的人參與近來，了解需求，對當(dāng)前問題，系統(tǒng)藍(lán)圖和流程做出決策。

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05、做會議總結(jié)

并不是會議時(shí)間一到或者問題討論結(jié)束就可以立馬散會了。可能因?yàn)楸硎龌蛘呃斫獾钠?#xff0c;很多時(shí)候你想的并不是他所理解的。看似所有人都明白，都達(dá)成共識了，但總會有一些人還沒理解透，是帶著疑問離開會議室的。所以主持人有必要在會議結(jié)束之前對會議的內(nèi)容做一次總結(jié)，對問題以及相關(guān)負(fù)責(zé)人和時(shí)間達(dá)成共識。主持人可以來一句：現(xiàn)在對會議做一個(gè)總結(jié)，問題1、XXX，負(fù)責(zé)人：XXX，完成時(shí)間：XXX，有沒有問題？問題2：XXX，負(fù)責(zé)人：XXX。。。。

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06、會議紀(jì)要簽字并公布

會議討論結(jié)果不是說在會議上口頭說了就完事兒了，必須要將會議結(jié)果整理出來并打印移交給相關(guān)負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)簽字，然后統(tǒng)一發(fā)郵件出來給所有參會人員，明確職責(zé)和工作事項(xiàng)，鞏固會議精神，這樣才可以完全避免扯皮的現(xiàn)象。

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07、跟進(jìn)待決事項(xiàng)

會議問題的跟蹤處理，這個(gè)就需要項(xiàng)目的PM對這次會議的成果以及待決事項(xiàng)進(jìn)行跟進(jìn)，督促結(jié)果。為下一次召開會議解決新問題而準(zhǔn)備。

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每個(gè)混職場多年的人一定開過大大小小無數(shù)的會議，但很可惜的是很多時(shí)候會議都是不規(guī)范，沒有效果的。很多老板以及員工開會都是心血來潮，一個(gè)電話或一封郵件就讓人家去會議室，并沒有將開會內(nèi)容以及文檔提前告知并發(fā)出來。導(dǎo)致一種現(xiàn)象：看起來大家都在努力推進(jìn)這件事兒，但總是有很大的溝通成本在里面，無論怎么解釋和討論就是沒辦法達(dá)成一致，或者彼此理解有偏差，做出來的東西往往不是最終想要的效果。?

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總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的怎么样开会才有效果？的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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