在職場中，一個(gè)人想要生存下去，離不開寫作。寫作能力對于職場人士十分重要，必須牢牢掌握。想要提高寫作能力，沒有什么捷徑可走，惟有多學(xué)多練，從易到難，循序漸進(jìn)，才能提高寫作能力，掌握寫作技巧。

在工作中，當(dāng)接到領(lǐng)導(dǎo)布置給你的工作后，你就需要去落實(shí)和推進(jìn)，這時(shí)就離不開向領(lǐng)導(dǎo)請示，與同事溝通和協(xié)調(diào)。

隨著計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，智能手機(jī)的普及，工作郵件、微信或QQ就成為職場最常用的溝通方式。一封高效得體的工作郵件，一段表達(dá)清晰的微信或QQ信息，會(huì)讓溝通變得更加順暢。而一個(gè)人的職業(yè)素養(yǎng)和辦事能力，也會(huì)在郵件和信息中展現(xiàn)無遺。

一、郵件和信息的基本要求

現(xiàn)代職場大多是團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)，既然是團(tuán)隊(duì)，就離不開溝通和協(xié)調(diào)。而工作郵件和工作信息就是溝通最好的媒介。

原先溝通多以工作郵件的形式進(jìn)行傳遞，后來使用QQ，現(xiàn)在更多地使用微信。一個(gè)部門建立一個(gè)微信群，有什么信息和要求在微信群里一發(fā)，大家都能看到，也能及時(shí)進(jìn)行回復(fù)。而對于私下的溝通，則以點(diǎn)對點(diǎn)的微信為主。

QQ和微信是即時(shí)通信軟件，是工作郵件的升級版，尤其是在智能手機(jī)普及的今天，顯得更加方便和快捷。

不管是工作郵件、QQ、還是微信，在職場中想要發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)的功能，就必須符合一定的規(guī)則。工作郵件屬于電子信件，應(yīng)該符合信件的基本寫作規(guī)則。QQ和微信雖然比較直接，但也要講究一定的規(guī)則。

通過郵件和信息，能夠讓接收者從中清晰明確地知道你的訴求，并且能在自己的能力或權(quán)限范圍內(nèi)解答這些訴求或者提供相關(guān)的信息。因此，寫郵件和信息時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：

一是在構(gòu)思上，一定要圍繞現(xiàn)狀、訴求（包含理由）、展望幾方面來寫，讓別人清楚地知道你的目的、原因和結(jié)果。

二是在素材組織上，要突出溝通請求事項(xiàng)的必要性，提出自己的理由，對于比較復(fù)雜或存在模糊的事項(xiàng)，要盡可能描述得簡單清晰，對關(guān)鍵信息要具體明確，這樣才能增強(qiáng)說服力。

三是在內(nèi)容結(jié)構(gòu)上，要注意條理性、邏輯性和層次性，讓人讀起來?xiàng)l理清晰、層次分明、表達(dá)準(zhǔn)確。

四是在語言表達(dá)上，要注意語氣和措辭，同樣一個(gè)意思，用不同的表達(dá)方式和表達(dá)語氣，會(huì)有不同的效果，要注意細(xì)微的差別，用最恰當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行表達(dá)。

二、郵件寫作的具體要求

對于正式場合的郵件應(yīng)使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，對于非正式場合的郵件可以簡化，但基本的要求不能少。

1.主題。郵件的主題要簡潔明了，提綱挈領(lǐng)，能真實(shí)反映工作郵件的內(nèi)容和重要性，讓人一看就能明白郵件的主要內(nèi)容。對外的郵件主題要寫清楚來自某某的郵件，讓對方便于查找?；貜?fù)對方郵件時(shí)，可以不更改標(biāo)題，也可以做適當(dāng)?shù)男薷摹?/p>

2.稱呼語。郵件的開頭要有稱呼語，這樣既禮貌，又有提示的作用。稱呼語要在第一行頂格寫。如果對方有職務(wù)，要尊稱職務(wù)；如果不清楚職務(wù)，知道對方性別，可稱呼“先生”或“小姐”。如是尊長，在稱呼前加上“尊敬的”。如果有多個(gè)收件人，需要分別列出。也可以概稱，如各位同事；也可以重點(diǎn)稱呼一個(gè)人并兼及他人。

3.敬語。郵件的開頭結(jié)尾要有敬語。開頭應(yīng)該有簡單的問候語，可以用“你好”“您好”“你們好”，問候語應(yīng)在稱呼換行后空兩格寫。郵件結(jié)尾的祝語可以用“祝工作順利”“敬祝順?biāo)臁薄爸?jǐn)祝安康”之類，也可以使用其他特定的祝語，如“敬頌夏安”“恭祝冬安”“謹(jǐn)頌教祺”“此致敬禮”等?！白！焙汀按酥隆币o接上一行結(jié)尾或換行并在開頭空兩格寫，而“順利”和“敬禮”則要換行頂格寫。

4.正文。郵件正文要簡明扼要。初次打交道要先亮明自己的身份，以示尊重。

正文內(nèi)容要與郵件目的相匹配。通知類要講清楚通知的事項(xiàng)和要點(diǎn)，明確相應(yīng)的要求；溝通類要提供必要的信息，梳理需要溝通和形成共識的要點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)信息對稱；回答征詢類要對問題和咨詢事項(xiàng)進(jìn)行有針對性的答復(fù)；申請類要講清申請事項(xiàng)的依據(jù)和必要性，清晰地提出要點(diǎn)；工作建議類要簡明扼要地提出建議和理由，指明哪些需要領(lǐng)導(dǎo)決策；問候和禮節(jié)類要表達(dá)出真誠和善意。

郵件溝通的內(nèi)容可多可少，但務(wù)必要把相關(guān)信息說清楚、講明白、寫準(zhǔn)確。內(nèi)容較多時(shí)可使用序號，分層次和段落表達(dá)。行文要流暢通順、段落清晰、表達(dá)明確、簡明扼要。多使用簡單詞匯和短句，也可適當(dāng)增加圖表以配合文字表達(dá)。如需補(bǔ)充，要及時(shí)發(fā)送新郵件。

5.末尾。郵件末尾需加上簽名。簽名可以包括姓名、職務(wù)、單位、電話、地址等信息，以便對方能夠及時(shí)聯(lián)系到你。對內(nèi)、對私、對熟悉的人，可以簡化簽名。

6.附件。如果郵件帶有附件，應(yīng)提示收件人查看附件。附件要少而精，如果數(shù)量較多應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。

7.語言、文字、語氣和表達(dá)。郵件要尊重對方的語言習(xí)慣，用與對方相同的語言回復(fù)郵件。要選擇便于閱讀的字體和字號，一般采用同一字體、字號和顏色。如需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)某些內(nèi)容，可以加粗、加下畫線或者變換顏色。要根據(jù)需要選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行表述，語氣要妥當(dāng)?shù)皿w，不卑不亢，多謙和，多客氣；尊重對方，多使用敬語，表達(dá)虛心、熱情、友好的態(tài)度，讓對方更容易接受。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必仔細(xì)檢查，看行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

三、信息的寫作要點(diǎn)

在QQ、微信中發(fā)布信息相對比較簡單，但必要的格式還是應(yīng)該有的。比如發(fā)布一則通知，必須符合通知的格式要求，寫清楚通知的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事項(xiàng)、有關(guān)要求等。

如果僅僅是溝通信息，或者是聯(lián)絡(luò)感情，格式上可以適當(dāng)簡化。但也必須做到：表達(dá)信息要準(zhǔn)確，提出要求要清晰，咨詢回復(fù)要明白，請示工作要恭敬，溝通事項(xiàng)要明了，語言表達(dá)要條理，語氣選擇要恰當(dāng)，情感流露要真實(shí)，讓人容易理解和接受，不至于產(chǎn)生誤解。

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的工作邮件和工作信息的写作技巧电子邮件写作技巧的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

如果覺得生活随笔網(wǎng)站內(nèi)容還不錯(cuò)，歡迎將生活随笔推薦給好友。