在職場中，一個人想要生存下去，離不開寫作。寫作能力對于職場人士十分重要，必須牢牢掌握。想要提高寫作能力，沒有什么捷徑可走，惟有多學多練，從易到難，循序漸進，才能提高寫作能力，掌握寫作技巧。

在工作中，當接到領導布置給你的工作后，你就需要去落實和推進，這時就離不開向領導請示，與同事溝通和協調。

隨著計算機辦公系統的應用，智能手機的普及，工作郵件、微信或QQ就成為職場最常用的溝通方式。一封高效得體的工作郵件，一段表達清晰的微信或QQ信息，會讓溝通變得更加順暢。而一個人的職業素養和辦事能力，也會在郵件和信息中展現無遺。

一、郵件和信息的基本要求

現代職場大多是團隊作戰，既然是團隊，就離不開溝通和協調。而工作郵件和工作信息就是溝通最好的媒介。

原先溝通多以工作郵件的形式進行傳遞，后來使用QQ，現在更多地使用微信。一個部門建立一個微信群，有什么信息和要求在微信群里一發，大家都能看到，也能及時進行回復。而對于私下的溝通，則以點對點的微信為主。

QQ和微信是即時通信軟件，是工作郵件的升級版，尤其是在智能手機普及的今天，顯得更加方便和快捷。

不管是工作郵件、QQ、還是微信，在職場中想要發揮溝通協調的功能，就必須符合一定的規則。工作郵件屬于電子信件，應該符合信件的基本寫作規則。QQ和微信雖然比較直接，但也要講究一定的規則。

通過郵件和信息，能夠讓接收者從中清晰明確地知道你的訴求，并且能在自己的能力或權限范圍內解答這些訴求或者提供相關的信息。因此，寫郵件和信息時，要注意以下幾點：

一是在構思上，一定要圍繞現狀、訴求（包含理由）、展望幾方面來寫，讓別人清楚地知道你的目的、原因和結果。

二是在素材組織上，要突出溝通請求事項的必要性，提出自己的理由，對于比較復雜或存在模糊的事項，要盡可能描述得簡單清晰，對關鍵信息要具體明確，這樣才能增強說服力。

三是在內容結構上，要注意條理性、邏輯性和層次性，讓人讀起來條理清晰、層次分明、表達準確。

四是在語言表達上，要注意語氣和措辭，同樣一個意思，用不同的表達方式和表達語氣，會有不同的效果，要注意細微的差別，用最恰當的方式進行表達。

二、郵件寫作的具體要求

對于正式場合的郵件應使用信件標準格式，對于非正式場合的郵件可以簡化，但基本的要求不能少。

1.主題。郵件的主題要簡潔明了，提綱挈領，能真實反映工作郵件的內容和重要性，讓人一看就能明白郵件的主要內容。對外的郵件主題要寫清楚來自某某的郵件，讓對方便于查找。回復對方郵件時，可以不更改標題，也可以做適當的修改。

2.稱呼語。郵件的開頭要有稱呼語，這樣既禮貌，又有提示的作用。稱呼語要在第一行頂格寫。如果對方有職務，要尊稱職務；如果不清楚職務，知道對方性別，可稱呼“先生”或“小姐”。如是尊長，在稱呼前加上“尊敬的”。如果有多個收件人，需要分別列出。也可以概稱，如各位同事；也可以重點稱呼一個人并兼及他人。

3.敬語。郵件的開頭結尾要有敬語。開頭應該有簡單的問候語，可以用“你好”“您好”“你們好”，問候語應在稱呼換行后空兩格寫。郵件結尾的祝語可以用“祝工作順利”“敬祝順遂”“謹祝安康”之類，也可以使用其他特定的祝語，如“敬頌夏安”“恭祝冬安”“謹頌教祺”“此致敬禮”等。“祝”和“此致”要緊接上一行結尾或換行并在開頭空兩格寫，而“順利”和“敬禮”則要換行頂格寫。

4.正文。郵件正文要簡明扼要。初次打交道要先亮明自己的身份，以示尊重。

正文內容要與郵件目的相匹配。通知類要講清楚通知的事項和要點，明確相應的要求；溝通類要提供必要的信息，梳理需要溝通和形成共識的要點，實現信息對稱；回答征詢類要對問題和咨詢事項進行有針對性的答復；申請類要講清申請事項的依據和必要性，清晰地提出要點；工作建議類要簡明扼要地提出建議和理由，指明哪些需要領導決策；問候和禮節類要表達出真誠和善意。

郵件溝通的內容可多可少，但務必要把相關信息說清楚、講明白、寫準確。內容較多時可使用序號，分層次和段落表達。行文要流暢通順、段落清晰、表達明確、簡明扼要。多使用簡單詞匯和短句，也可適當增加圖表以配合文字表達。如需補充，要及時發送新郵件。

5.末尾。郵件末尾需加上簽名。簽名可以包括姓名、職務、單位、電話、地址等信息，以便對方能夠及時聯系到你。對內、對私、對熟悉的人，可以簡化簽名。

6.附件。如果郵件帶有附件，應提示收件人查看附件。附件要少而精，如果數量較多應打包壓縮成一個文件。

7.語言、文字、語氣和表達。郵件要尊重對方的語言習慣，用與對方相同的語言回復郵件。要選擇便于閱讀的字體和字號，一般采用同一字體、字號和顏色。如需要重點強調某些內容，可以加粗、加下畫線或者變換顏色。要根據需要選擇恰當的語氣進行表述，語氣要妥當得體，不卑不亢，多謙和，多客氣；尊重對方，多使用敬語，表達虛心、熱情、友好的態度，讓對方更容易接受。

在郵件發送之前，務必仔細檢查，看行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

三、信息的寫作要點

在QQ、微信中發布信息相對比較簡單，但必要的格式還是應該有的。比如發布一則通知，必須符合通知的格式要求，寫清楚通知的時間、地點、人物、事項、有關要求等。

如果僅僅是溝通信息，或者是聯絡感情，格式上可以適當簡化。但也必須做到：表達信息要準確，提出要求要清晰，咨詢回復要明白，請示工作要恭敬，溝通事項要明了，語言表達要條理，語氣選擇要恰當，情感流露要真實，讓人容易理解和接受，不至于產生誤解。

總結

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