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數(shù)據(jù)與算法之美

Excel是Office三大神器當(dāng)中最神秘、但也是最能提高你效率的工具了。而我們中的太多小伙伴，卻一直把它當(dāng)做是個“電子表格工具”。

今天一起漲姿勢，學(xué)會下面這些神技，你的Excel分分鐘超過90%的同事！

還在把Excel僅僅當(dāng)成一個畫表格的工具？

圖樣圖森破。

看看下面這張圖。

它顯示的是美國紐約曼哈頓的24小時人口活躍圖。

分析公司DarkHorse Analytics 從美國勞工統(tǒng)計處獲得數(shù)據(jù)，并制作了這張二十四小時會唿吸的地圖，顯示曼哈頓的工作與在宅人口。

利用條件格式與小方塊，地圖便在 Excel 上被視覺化了。每個 GIF 圖的框架就是一張 Excel 的螢?zāi)唤貓D。

什么？你說這還是專業(yè)設(shè)計師的工作，你用不著？

那下面這些技巧，你一定用得著。

一、10個快捷鍵

1. 快速求和？用 “Alt + =”

Excel的函數(shù)功能非常強(qiáng)悍，求和應(yīng)該是最常用到的函數(shù)之一了。只需要連續(xù)按下快捷鍵“alt”和“=”就可以求出一列數(shù)字的和。

2. 快速選定不連續(xù)的單元格

按下組合鍵“Shift+F8”，激活“添加選定”模式，此時工作表下方的狀態(tài)欄中會顯示出“添加到所選內(nèi)容”字樣，以后分別單擊不連續(xù)的單元格或單元格區(qū)域即可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。

3. 改變數(shù)字格式

Excel的快捷鍵并不是雜亂無章的，而是遵循了一定的邏輯。

比如你想快速改變數(shù)字的格式，比如<Ctrl+shift+4>就能立刻把數(shù)字加上美元符號，因為符號$和數(shù)字4共用了同一個鍵。

同理，“Ctrl+shift+5”能迅速把數(shù)字改成百分比（%）的形式。

4. 一鍵展現(xiàn)所有公式 “CTRL + `”

當(dāng)你試圖檢查數(shù)據(jù)里有沒有錯誤時，<CTRL + `>能夠一鍵讓數(shù)字背后的公式顯示出來。

“`”鍵就在數(shù)字1鍵的左邊：）

5. 雙擊實現(xiàn)快速應(yīng)用函數(shù)

同一個函數(shù)就不用一個一個敲啦。當(dāng)你設(shè)置好了第一行單元格的函數(shù)，只需要把光標(biāo)移動到單元格的右下角，等到它變成一個小加號時，雙擊，公式就會被應(yīng)用到這一列剩下的所有單元格里。

這是不是比用鼠標(biāo)拖拉容易多了？！

6. 快速增加或刪除一列

對于那些整天要和Excel打交道的人來說，這個竅門或許能為你節(jié)省一點時間。

當(dāng)你想快速插入一列時，鍵入Ctrl + Shift + ‘=' （Shift + ‘='其實就是+號啦）就能在你所選中那列的左邊插入一列，而Ctrl + ‘-‘（減號）就能刪除你所選中的一列。

7. 快速調(diào)整列寬

想讓Excel根據(jù)你的文字內(nèi)容自動調(diào)整列寬？你只需要把鼠標(biāo)移動到列首的右側(cè)，雙擊一下就大功告成啦~

8. 雙擊格式刷

格式刷當(dāng)然是一個偉大的工具。不過，你知道只要雙擊它，就可以把同一個格式“刷”給多個單元格么？

9. 在不同的工作表之間快速切換

在不同的工作表之間切換，不代表你的手真的要離開鍵盤（可以想象如果你學(xué)會了這些酷炫狂拽的快捷鍵，你根本不需要摸鼠標(biāo)）。

“Ctrl + PgDn”可以切換到右邊的工作表，反之，“Ctrl + PgUp”可以切換回左邊。

呃，不過Mac用戶似乎與這個快捷鍵無緣了……

10. 用F4鎖定單元格

在Excel里根據(jù)函數(shù)填充數(shù)據(jù)的時候，有時候你希望你引用的單元格下拉時隨之變化，也有時候你并不這么想。當(dāng)你要“絕對引用”——也就是鎖定單元格的時候，你必須在行列前加$符號。想手動去打這些美元符號？簡直是瘋了…

其實有一個簡單的技巧，就是在你選定單元格之后，按F4鍵輸入美元符號并鎖定；如果你繼續(xù)按F4，則會向后挨個循環(huán)：鎖定單元格、鎖定數(shù)字、鎖定大寫字母、解除鎖定。

如果你覺得上面這些太基礎(chǔ)，那么下面這些函數(shù)就專供進(jìn)階大神們享用了！

二、10個讓你“事半功倍”的函數(shù)

函數(shù)（公式，Formula）是Excel區(qū)別于其他軟件的神奇之處，然而我們中的太多人都把Excel用成了普通的表格工具。

1. NETWORKDAYS和WORKDAY函數(shù)

如果你的老板問你，今天距離元旦還要工作多少天？

你難道真的要對著日歷一天天去數(shù)、一月月去算嗎？

太年輕。

Excel里的networkday 函數(shù)返回起始日期（start_date）和結(jié)束日期（end_date）之間完整的工作日數(shù)值。工作日不包括周末和專門指定的假期。

可以使用函數(shù) NETWORKDAYS，根據(jù)某一特定時期內(nèi)雇員的工作天數(shù)，計算其應(yīng)計的報酬。

而如果你的老板有一天忽然開始思考未來，他抓住你，問你，從現(xiàn)在開始再工作1000天，是哪年哪月哪日？

別哭。

有這樣的老板不是你的錯。丟給他這個GIF圖：

沒錯，這個函數(shù)返回的常常是個數(shù)字，不是Excel算錯了，是你的數(shù)字格式有問題，按下Ctrl+Shift+3，就能顯示日期啦！

2. IF函數(shù)

If函數(shù)的意思就是“如果”啦，如果滿足某個條件，就返回一個值，如果不滿足，就返回另一個。

If函數(shù)的語法是這樣的：

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

其中，logical_test 是要測試的條件。 value_if_true是這個測試的結(jié)果為 TRUE 時，您希望返回的值。

比如，下面這個GDP表格里，小編根據(jù)數(shù)值是否高于500萬來給對應(yīng)的國家打上“poor”或“rich”的標(biāo)簽。

3. SUMIF 函數(shù)

Sum的意思是“加和”，再加上“IF”，意思就是對范圍中符合指定條件的值求和。 例如，假設(shè)在含有數(shù)字的某一列中，需要對大于 1000000 的數(shù)值求和。 請使用以下公式：

4. Trim() 函數(shù)，處女座福音1

這個函數(shù)可以輕松把單元格內(nèi)容里的空格去掉。例如=trim(A1)，如果A1單元格里有空格，這個公式會只顯示其中非空格的內(nèi)容。

5. Clean()函數(shù)，處女座福音2

Clean函數(shù)可以用來刪除文本中不能打印的內(nèi)容。其他應(yīng)用程序或者其他格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Excel里，經(jīng)常會有一些莫名其妙的亂碼和字符。現(xiàn)在，只消一個神奇的Clean函數(shù)你的數(shù)據(jù)就立馬變得干凈整齊啦！

比如下面這個函數(shù)應(yīng)用之后，莫名其妙的多行空格就不見了。

6. SUBTOTAL函數(shù)

SUBTOTAL函數(shù)其實是個函數(shù)組，就是返回一個列表或數(shù)據(jù)庫中的分類匯總情況。

SUBTOTAL函數(shù)可謂是全能王,可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行求平均值、計數(shù)、最大最小、相乘、標(biāo)準(zhǔn)差、求和、方差。

想算什么算什么有木有！

7. SUMPRODUCT函數(shù)

這個函數(shù)的功能是在給定的幾組數(shù)組中，將數(shù)組間對應(yīng)的元素相乘，并返回乘積之和。

SUMPRODUCT函數(shù)的語法是：SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...) 其中Array1是必需的，其相應(yīng)元素需要進(jìn)行相乘并求和的第一個數(shù)組參數(shù)。Array2, array3……都是可選的。

比如，下面這個里面的函數(shù)目的就是把兩組數(shù)字對應(yīng)乘起來再加和。

8. Text函數(shù)

Text函數(shù)能夠?qū)?shù)值轉(zhuǎn)化為自己想要的文本格式。

TEXT 函數(shù)還可以使用特殊格式字符串指定顯示格式。 要以可讀性更高的格式顯示數(shù)字，或要將數(shù)字與文本或符號合并時，此函數(shù)非常有用。

例如，假設(shè)單元格 C 中包含一組數(shù)字。 要將此數(shù)字的格式設(shè)置為美元金額，而且保留兩位小數(shù)，您可以使用下列公式：

=TEXT(C1,"$0.00") & "每小時"

Text函數(shù)的語法為：=text(value,format_text)。Value為數(shù)字值。Format_text為設(shè)置單元格格式中自己所要選用的文本格式。

9. SMALL & LARGE 函數(shù)

SMALL函數(shù)可以用來找到一串?dāng)?shù)據(jù)中的第n小的值。例如SMALL(B2:B20,3)能夠找到B2到B20的范圍內(nèi)第3小的數(shù)字。

同理，LARGE函數(shù)就是用來找最大值的啦。

看看下面這些國家里排名倒數(shù)第三的國家GDP是多少？

10. INDEX+MATCH函數(shù)

INDEX+MATCH函數(shù)堪稱是Excel里的神器，很多人甚至將這個函數(shù)的使用熟練程度作為判斷其Excel掌握情況的標(biāo)準(zhǔn)！

這兩個函數(shù)有些復(fù)雜，搬好小板凳，我們來慢慢說。

index（r,n）是一個索引函數(shù)，在區(qū)域r內(nèi)，返回第n個單元格的值。

而 match(a,r,t)是一個匹配函數(shù)，t為0時，返回區(qū)域r內(nèi)與a值精確匹配的單元格順序位置；t為1時返回區(qū)域r內(nèi)與a值最接近的單元格順序位置（漢字通常按拼音字母比較，數(shù)字按值比較，數(shù)值符號按位值比較）。

通常可以將兩個函數(shù)聯(lián)合起來進(jìn)行表間關(guān)聯(lián)關(guān)系查詢，通過match函數(shù)找到匹配單元位置號，再用這個位置號，通過index函數(shù)找到與匹配值對應(yīng)的關(guān)聯(lián)值。

為什么別人做事總比你快？這下明白了吧。如果你也學(xué)會這些神技，放眼望去，你的Excel已經(jīng)超過90%的同事了。推薦閱讀《超效率手冊》。

來自：LinkedIn中國

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用數(shù)據(jù)解決不可能

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總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的技巧：Excel用得好，天天没烦恼的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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