會(huì)議是項(xiàng)目溝通常態(tài)，是高成本的溝通方式。會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議的落袋成果。如果沒(méi)有會(huì)議紀(jì)要，我們用什么來(lái)區(qū)別會(huì)議和閑聊式的溝通呢？數(shù)月甚至數(shù)周以后，有誰(shuí)還會(huì)記得當(dāng)時(shí)的溝通情況嗎？

會(huì)議形式可以是松散的，比如電話會(huì)議、視頻會(huì)議、微信群會(huì)議等，會(huì)議紀(jì)要必須是正規(guī)的。會(huì)議成功與否在很大程度上由會(huì)議紀(jì)要決定。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，注意以下原則有助于編寫高質(zhì)量的會(huì)議紀(jì)要。

1）會(huì)議紀(jì)要必須采用良好的格式。不能隨意寫個(gè)word文檔。

2）會(huì)議紀(jì)要五要素：會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題、會(huì)議結(jié)果。

3）會(huì)議紀(jì)要要及時(shí)分發(fā)。原則上至少應(yīng)分發(fā)給所有參會(huì)人員，時(shí)間上不應(yīng)超過(guò)會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日。

4）會(huì)議紀(jì)要的效力可能很高。專家驗(yàn)收會(huì)實(shí)際上也是一個(gè)會(huì)議，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是特殊形式的會(huì)議紀(jì)要，直接結(jié)束了項(xiàng)目。

5）開會(huì)前先想清楚會(huì)議紀(jì)要大致該如何寫。如果你想不清楚或壓根就不想寫會(huì)議紀(jì)要，拜托，還是別組織會(huì)議了。

6）會(huì)議紀(jì)要不能記流水賬。每一句話一方面要依據(jù)會(huì)議事實(shí)，經(jīng)得起質(zhì)詢，另一方面要有明確的目的性，可以促進(jìn)下一步行動(dòng)。

總結(jié)

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