本節(jié)書(shū)摘來(lái)異步社區(qū)《Outlook時(shí)間整理術(shù)》一書(shū)中的第1章，作者： 【德】Lothar Seiwert , Holger Woeltje 譯者： 歐陽(yáng)宇，更多章節(jié)內(nèi)容可以訪(fǎng)問(wèn)云棲社區(qū)“異步社區(qū)”公眾號(hào)查看。

創(chuàng)建和使用自己的文件夾結(jié)構(gòu)

花費(fèi)約兩小時(shí)為電子郵件設(shè)計(jì)和創(chuàng)建一個(gè)有含義的文件夾結(jié)構(gòu)，并將保存的電子郵件歸檔到合適的文件夾。經(jīng)驗(yàn)顯示，最好不要使用超過(guò)7個(gè)文件夾（除了收件箱、草稿等Outlook默認(rèn)文件夾之外）。對(duì)于每個(gè)主文件夾，還可以創(chuàng)建子文件夾。每一級(jí)也同樣盡量別超過(guò)7個(gè)子文件夾，以便后續(xù)能快速找到位置。

最佳設(shè)置取決于您的工作領(lǐng)域和個(gè)人思維方式，每個(gè)人的思維方式各不相同。例如，如果您管理5個(gè)大型項(xiàng)目，可能會(huì)為每個(gè)項(xiàng)目創(chuàng)建一個(gè)主文件夾，然后按主題對(duì)郵件進(jìn)行排序。有些用戶(hù)可能更喜歡按時(shí)間排序，因此文件夾也類(lèi)似于“已完成”、“今晚答復(fù)”、“本周處理”、“本月處理”、“等待答復(fù)”、“周末跟進(jìn)”等。您也可以采用組合方式。對(duì)于某些團(tuán)隊(duì)，可能會(huì)要求所有團(tuán)隊(duì)成員采用相同的文件夾結(jié)構(gòu)。對(duì)于各種情形沒(méi)有一成不變的規(guī)則。適合自己的就是最好的。

盡量找到適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)。例如，與負(fù)責(zé)類(lèi)似工作的同事協(xié)商一下，兩個(gè)人的智慧往往能夠擦出火花。也可以詢(xún)問(wèn)在文件夾結(jié)構(gòu)方面有經(jīng)驗(yàn)的其他人，他如果成功地讓收件箱保持整潔，則可以讓其與您分享經(jīng)驗(yàn)與技巧。

下面列出了可幫助您劃分文件夾結(jié)構(gòu)的一些示例準(zhǔn)則。

• 人員/聯(lián)系人（同事、客戶(hù)、供應(yīng)商）
• 主題/專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域
• 項(xiàng)目/產(chǎn)品
• 優(yōu)先級(jí)（參見(jiàn)第2章)
• 位置（國(guó)家/地區(qū)、城市、公司位置、工廠(chǎng)）
• 產(chǎn)品編號(hào)、參考編號(hào)、客戶(hù)編號(hào)
• 截止日期（今晚完成、周末完成、本月完成）

最初使用這個(gè)新文件夾結(jié)構(gòu)可能會(huì)有一段熟悉時(shí)間。不過(guò)，最多3到5周，如果發(fā)現(xiàn)這個(gè)結(jié)構(gòu)仍然混淆不清，仍然很難分配和查找郵件，則應(yīng)該修訂這個(gè)文件夾結(jié)構(gòu)，根據(jù)您的使用經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行修改。

如何建立新文件夾
1．在文件夾列表中，右鍵單擊想要建立文件夾的父文件夾（如收件箱的名稱(chēng)或“個(gè)人文件夾”），然后在快捷菜單中選擇“新建文件夾”。作為一種可選方式，也可以按Ctrl+Shift+E組合鍵，然后選擇要放置新文件夾的位置。

2．在“新建文件夾”對(duì)話(huà)框中的“名稱(chēng)”框中輸入合適的文件夾名稱(chēng)。

3．如有必要，將“文件夾包含”列表框中的條目更改為“郵件和公告項(xiàng)目”。僅當(dāng)對(duì)話(huà)框未從電子郵件視圖打開(kāi)時(shí)需要更改。

4．單擊“確定”按鈕，關(guān)閉對(duì)話(huà)框，即可創(chuàng)建新文件夾。

提示
√
Outlook自動(dòng)按字母順序排列文件夾。以@、z或數(shù)字打頭的文件夾名稱(chēng)將被放置在列表的開(kāi)頭、中間和結(jié)尾位置。
如何將郵件移至合適的文件夾
1．在收件箱（或任何其他文件夾）中，單擊想要移動(dòng)的郵件。

2．將郵件拖至目標(biāo)文件夾上，釋放鼠標(biāo)按鍵，即可將郵件放入該文件夾。

若想要復(fù)制（而不是移動(dòng)）郵件，右鍵單擊郵件，拖至目標(biāo)文件夾上，然后在快捷菜單中選擇相應(yīng)的命令。還可以按住Shift鍵或Ctrl鍵后單擊以同時(shí)選擇多封郵件，然后右鍵單擊并拖動(dòng)選中部分，將它們移動(dòng)/復(fù)制到某個(gè)文件夾中。如果想要移動(dòng)文件夾結(jié)構(gòu)中的某個(gè)文件夾（不僅僅是郵件），只需單擊文件夾，將其拖至另一個(gè)文件夾或主文件夾（如個(gè)人文件夾或Microsoft Exchange郵箱）中。

收藏夾——快速訪(fǎng)問(wèn)最重要的文件夾

使用“收藏夾”文件夾可快速訪(fǎng)問(wèn)最常用的文件夾，而無(wú)需每次都要單擊通過(guò)數(shù)層文件夾，如圖1-6所示。方法是將文件夾或子文件夾拖至“收藏夾”區(qū)域。由于在收藏夾區(qū)域無(wú)法看到父子文件夾層次，為文件夾添加某種形式的辨識(shí)很重要，可以在文件夾名稱(chēng)前面或后面加些標(biāo)識(shí)，如技術(shù)數(shù)據(jù)（產(chǎn)品D）。像所有其他文件夾一樣，“收藏夾”中的文件夾可以單擊打開(kāi)，也可以作為通過(guò)拖放方法移動(dòng)郵件的目標(biāo)文件夾。

如何為單個(gè)文件夾自定義郵件排序
在文件夾中，可以根據(jù)不同準(zhǔn)則對(duì)郵件進(jìn)行排序和分組。例如，可以對(duì)一個(gè)文件夾按主題排序，對(duì)另一個(gè)文件夾按發(fā)件人排序，對(duì)所有其他文件夾按日期排序。（在第4章中將會(huì)介紹排序、分組和自定義視圖的更多信息。）

單擊列標(biāo)題即可按選定條件對(duì)條目進(jìn)行排序。再次單擊列標(biāo)題即可逆轉(zhuǎn)排序，如圖1-7所示。

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的《Outlook时间整理术》一创建和使用自己的文件夹结构的全部?jī)?nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問(wèn)題。

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