PMP读书笔记(第10章)
大家好，我是烤鴨：
????今天做一個PMP的讀書筆記。
第十章 項目溝通管理
- 項目溝通管理
- 項目溝通管理的核心概念
- 項目溝通管理的趨勢和新興實踐
- 裁剪考慮因素
- 在敏捷或適應型環境中需要考慮的因素
- 10.1 規劃溝通管理
- 10.1.1規劃溝通管理：輸入
- 10.1.1.1 項目章程
- 10.1.1.2 項目管理計劃
- 10.1.1.3 項目文件
- 10.1.1.4 事業環境因素
- 10.1.1.5 組織過程資產
- 10.1.2 工具與技術
- 10.1.2.1 專家判斷
- 10.1.2.2 溝通需求分析
- 10.1.2.3 溝通技術
- 10.1.2.4 溝通模型
- 10.1.2.5 溝通方法
- 10.1.2.6 人際關系與團隊技能
- 10.1.2.7 數據表現
- 10.1.2.8 會議
- 10.1.3 規劃溝通管理：輸出
- 10.1.3.1 溝通管理計劃
- 10.1.3.2 項目管理計劃更新
- 10.1.3.3 項目文件更新
- 10.2 溝通管理
- 10.2.1 溝通管理：輸入
- 10.2.1.1 項目管理計劃
- 10.2.1.2 項目文件
- 10.2.1.3 工作績效報告
- 10.2.1.4 事業環境因素
- 10.2.1.5 組織過程資產
- 10.2.2 管理溝通：工具與技術
- 10.2.2.1 溝通技術
- 10.2.2.2 溝通方法
- 10.2.2.3 溝通技能
- 10.2.2.4 項目管理信息系統
- 10.2.2.5 項目報告發布
- 10.2.2.6 人際關系與團隊技能
- 10.2.2.7 會議
- 10.2.3 管理溝通：輸出
- 10.2.3.1 項目溝通記錄
- 10.2.3.2 項目管理計劃更新
- 10.2.3.3 項目文件更新
- 10.2.3.4 組織過程資產更新
- 10.3 監督溝通
- 10.3.1 監督溝通：輸入
- 10.3.1.1 項目管理計劃
- 10.3.1.2 項目文件
- 10.3.1.3 工作績效數據
- 10.3.1.4 事業環境因素
- 10.3.1.5 組織過程資產
- 10.3.2 監督溝通：工具與技術
- 10.3.2.1 專家判斷
- 10.3.2.2 項目管理信息系統
- 10.3.2.3 數據表現
- 10.3.2.4 人際關系與團隊技能
- 10.3.2.5 會議
- 10.3.3 監督溝通：輸出
- 10.3.3.1 工作績效信息
- 10.3.3.2 變更請求
- 10.3.3.3 項目管理計劃更新
- 10.3.3.4 項目文件更新
項目溝通管理
- 規劃溝通管理
- 管理溝通
- 監督溝通
項目溝通管理的核心概念
溝通指有意或無意的信息交換。方法包括：
書面形式、口頭形式、正式或非正式形式、手勢動作、媒體形式 、遣詞造句
項目經理大多數時間用于團隊成員和其他項目相關方溝通，包括來自組織內部和組織外部的人員。
溝通活動按多種維度分類。
- 內部。針對項目內部或組織內部相關方。
- 外部。針對外部相關方。
- 正式。報告、正式會議、會議議程和記錄、相關方簡報和演示。
- 非正式。電子郵件、社交媒體、網站以及非正式臨時討論的一般溝通活動。
- 層級溝通
- 向上溝通。針對高層相關方。
- 向下溝通。針對承擔項目工作的團隊和其他人員。
- 橫向溝通。針對項目經理或團隊的同級人員。
- 官方溝通。年報，呈政府部門的報告。
- 非官方溝通。采用靈活的手段，來建立和維護項目團隊及其相關方對項目情況的了解和認可。
- 書面與口頭溝通 ?？陬^及非口頭，社交媒體網站、媒體發布。
成功的溝通包括兩個部分，第一部分根據項目及其相關方需求而制定適當的溝通策略。溝通可以為成功完成項目與項目集建立必要的關系。
書面溝通的5C原則。 - 正確的語法和拼寫(correct)
- 簡潔的表述(conciseness)
- 清晰的目的和表述(clarity)
- 連貫的思維(coherent)
- 受控的想法(control)
5C原則需要用下列溝通技巧來配合 - 積極傾聽
- 理解文化和個人差異
- 識別、設定并管理相關方期望
- 強化技能
項目溝通管理的趨勢和新興實踐
- 將相關方納入項目評審范圍
- 讓相關方參加項目會議
- 社交工具的使用日益增多
- 多面性溝通方法
裁剪考慮因素
相關方、物理地點、溝通技術、語言、知識管理
在敏捷或適應型環境中需要考慮的因素
應該盡量簡化團隊成員獲取信息的通道，頻繁進行團隊檢查，并讓團隊成員集中辦公。以透明的方式發布項目工件，并定期邀請相關方評審項目工件。
10.1 規劃溝通管理
項目早期，針對相關方的多樣性的信息需求，制定有效的溝通管理計劃。定期審核溝通管理計劃，并進行必要的修改。
10.1.1規劃溝通管理：輸入
項目章程、項目管理計劃、項目文件、事業環境因素、組織過程資產
10.1.1.1 項目章程
相關方清單
10.1.1.2 項目管理計劃
資源管理計劃、相關方參與計劃
10.1.1.3 項目文件
需求文件、相關方登記冊
10.1.1.4 事業環境因素
組織文化政治氛圍、人事管理政策、相關方風險臨界值、已確立的溝通渠道工具和系統、全球區域或當地趨勢習俗、設施和資源分布
10.1.1.5 組織過程資產
組織的社交媒體道德和安全政策及程序、組織問題風險變更和數據管理政策及程序、組織對溝通的要求、制作交換存儲和檢索信息的標準化指南、歷史信息和經驗教訓數據庫、以往項目的相關方及溝通數據信息
10.1.2 工具與技術
專家判斷、溝通需求分析、溝通技術、溝通模型、溝通方法、人際關系與團隊技能、數據表現、會議
10.1.2.1 專家判斷
組織內政治權力結構、組織及其他客戶組織的環境和文化、組織變更管理方法和實踐、項目可交付成果的行業和類型、組織溝通技術、遵守法律政策、安全有關的政策、相關方
10.1.2.2 溝通需求分析
相關方登記冊及相關方參與計劃中的相關信息和溝通需求、潛在溝通渠道或途徑數量、組織結構圖、項目組織與相關方職責、開發方法、項目涉及的學科專業、多少人什么地點參與項目、內部信息需要、外部信息需要、法律要求
10.1.2.3 溝通技術
信息需求的緊迫性、技術的可用性與可靠性、易用性、項目環境、信息的敏感性和保密性
10.1.2.4 溝通模型
溝通模型可以是最基本的線性（發送方和接收方）溝通過程。
基本的發送方和接收方溝通模型示例（由發送方和接收方參與，關注的時信息送達，而非信息理解）：編碼、傳遞信息、解碼
互動模型示例（發送方與接收方參與溝通，確保信息理解。包括任何可能干擾或阻礙信息理解的噪音，如注意力分散、認知差異）：確認已收到、反饋/響應
溝通風格的差異可能源于工作方法、年齡、國籍、專業學科、民族、種族和性別差異。
10.1.2.5 溝通方法
- 互動溝通。在兩方或多方之間進行的多向信息交換。
- 推式溝通。向需要接收信息的特定接收方發送或發布信息。
- 拉式溝通。適用于大量復雜信息或大量受眾的情況。
采用不同方法實現溝通管理計劃規定的溝通需求：
人際溝通（個人之間）、小組溝通、公眾溝通（單個演講者面向一群人）、大眾傳播（小組與大量目標受眾（有時為匿名））、網絡和社交工具溝通
可用的溝通組件和方法：
公告板、新聞通訊雜志、致員工的信件、新聞稿、年度報告、電子郵件和內部局域網、門戶網站、電話交流、演示、團隊簡述和小組會議、焦點小組、相關方之間正式或非正式的面對面會議、咨詢小組或員工論壇、社交工具和媒體
10.1.2.6 人際關系與團隊技能
- 溝通風格評估。規劃溝通活動時，用于評估溝通風格并識別偏好的溝通方法、形式和內容的一種技術。常用于不支持的相關方。
- 政治意識。根據項目環境和組織的政治環境來規劃溝通。
- 文化意識。理解個人、群體和組織之間的差異，調整項目的溝通策略。
10.1.2.7 數據表現
相關方參與度評估矩陣
10.1.2.8 會議
虛擬或面對面
10.1.3 規劃溝通管理：輸出
溝通管理計劃、項目管理計劃更新、項目文件更新
10.1.3.1 溝通管理計劃
相關方的溝通需求、需溝通的信息、上報的步驟、發布信息的原因、發布所需信息的時限和頻率、負責溝通相關信息的人員、負責授權保密信息發布的人員、接收信息的人員或群體、用于傳遞信息的方法或技術、溝通活動分配的資源、隨項目進展更新與優化溝通管理計劃、通用術語、項目信息流向圖|工作流程|報告清單、法律法規技術組織政策
10.1.3.2 項目管理計劃更新
相關方參與計劃
10.1.3.3 項目文件更新
項目進度計劃、相關方登記冊
10.2 溝通管理
確保項目信息及時恰當收集、生成、發布、存儲、檢索、管理、監督和最終處置的過程。
有效溝通管理借助的技術：
- 發送方-接收方模型。運用反饋循環，為互動和參與提供機會，并清除妨礙有效溝通的障礙。
- 媒介選擇。為滿足特定需求而合理使用的溝通組件。
- 寫作風格。合理使用主動或被動語態。
- 會議管理。準備議程，邀請出席；處理沖突
- 演示。了解肢體語言和視覺輔助設計的作用
- 引導
- 積極傾聽
10.2.1 溝通管理：輸入
項目管理計劃、項目文件、工作績效報告、事業環境因素、組織過程資產
10.2.1.1 項目管理計劃
資源管理計劃、溝通管理計劃、相關方參與計劃
10.2.1.2 項目文件
變更日志、問題日志、經驗教訓登記冊、質量報告、風險報告、相關方登記冊
10.2.1.3 工作績效報告
工作績效報告的典型示例包括狀態報告和進展報告?？梢园瑨曛祱D表和信息、趨勢線和預測、儲備燃盡圖、缺陷直方圖、合同績效數據以及風險概述信息。可以表現為有助于引起關注、制定決策和采取行動的儀表指示圖、熱點報告、信號燈圖或其他形式
10.2.1.4 事業環境因素
組織文化政治氛圍和治理框架、人事管理政策、相關方風險臨界值、已確立的溝通渠道工具和系統、全球區域或當地趨勢習俗、設施和資源的地理分布
10.2.1.5 組織過程資產
企業社交媒體道德安全政策、企業問題風險變更和數據管理政策、組織對溝通的要求、制作交換儲存和檢索信息的標準化指南、以往項目的歷史信息（經驗教訓數據庫）
10.2.2 管理溝通：工具與技術
10.2.2.1 溝通技術
是否集中辦公、是否需要保密、團隊成員的可用資源
10.2.2.2 溝通方法
靈活性，以應對相關方社區的成員變化
10.2.2.3 溝通技能
- 溝通勝任力。有助于關鍵信息的目的、建立有效關系、實現信息共享和采取領導行為。
- 反饋。關于溝通、可交付成果或情況的反應信息。
- 非口頭技能。通過示意、語調和面部表情來表達意思。
- 演示。信息和文檔的正式交付。
- 相關方報告進度和信息更新
- 提供背景信息以支持決策制定
- 提供關于項目及其目標的通用信息
- 提供具體信息
- 受眾及其期望和需求
- 項目和項目團隊的需求及目標
10.2.2.4 項目管理信息系統
電子項目管理工具、電子溝通管理、社交媒體管理
10.2.2.5 項目報告發布
收集和發布項目信息的行為。項目信息應發布給眾多相關方群體。
10.2.2.6 人際關系與團隊技能
- 積極傾聽
- 沖突管理
- 文化意識
- 會議管理。采取步驟確保會議有效并高效達到預期目標。
- 準備并發布會議議程。
- 確保會議在規定時間開始和結束
- 確保適當參與者受邀并出席
- 切題
- 處理會議中的期望、問題和沖突
- 記錄所有行動以及分配的行動責任人
- 人際交往
- 政治意識
10.2.2.7 會議
支持溝通策略和溝通計劃所定義的行動。
10.2.3 管理溝通：輸出
項目溝通記錄、項目管理計劃更新、項目文件更新、組織過程資產更新
10.2.3.1 項目溝通記錄
績效報告、可交付成果的狀態、進度進展、產生的成本、演示，以及相關方需要的其他信息
10.2.3.2 項目管理計劃更新
溝通管理計劃、相關方參與計劃
10.2.3.3 項目文件更新
問題日志、經驗教訓登記冊、項目進度計劃、風險登記冊、相關方登記冊
10.2.3.4 組織過程資產更新
項目記錄、計劃內和臨時的項目報告和演示
10.3 監督溝通
確保滿足項目及其相關方信息需求的過程。
確定規劃的溝通工件和溝通活動是否預期提高或保持了相關方對項目可交付成果與預計結果的支持力度。項目溝通的影響和結果應該接受認真的評估和監督，以確保在正確的時間，通過正確的渠道，將正確的內容傳遞給正確的受眾。可能采取各種方法，如開展客戶滿意度調查、整理經驗教訓、開展團隊觀察、審查問題日志中的數據，或評估相關方參與度評估矩陣中的變更
10.3.1 監督溝通：輸入
管理管理計劃、項目文件、工作績效數據
10.3.1.1 項目管理計劃
資源管理計劃、溝通管理計劃、相關方參與計劃
10.3.1.2 項目文件
問題日志、經驗教訓登記冊、項目溝通記錄
10.3.1.3 工作績效數據
包含實際已開展的溝通類型和數量的證據
10.3.1.4 事業環境因素
組織文件政治氛圍和治理框架、已確立的溝通渠道工具和系統、全球區域或當地的趨勢實踐和習俗、設施和資源的地理分布
10.3.1.5 組織過程資產
企業社交媒體、組織對溝通的要求、制作交換和檢索信息的標準化指南、以往項目的歷史信息和經驗教訓數據庫、以往項目的相關方及溝通數據和信息
10.3.2 監督溝通：工具與技術
專家判斷、項目管理信息系統、數據表現、人際關系與團隊技能、會議
10.3.2.1 專家判斷
- 與公眾、社區和媒體的溝通，國際環境中的溝通，虛擬小組的溝通。
- 溝通和項目管理系統。
10.3.2.2 項目管理信息系統
10.3.2.3 數據表現
相關方參與度評估矩陣
10.3.2.4 人際關系與團隊技能
觀察和交談
10.3.2.5 會議
面對面或虛擬
10.3.3 監督溝通：輸出
工作績效信息、變更請求、項目管理計劃更新、項目文件更新
10.3.3.1 工作績效信息
與計劃相比較的溝通實際開展情況
10.3.3.2 變更請求
對溝通管理計劃定義的溝通活動進行調整、采取行動和進行干預。
此類變更可能導致：修正相關方的溝通要求、建立消除瓶頸的新程序
10.3.3.3 項目管理計劃更新
溝通管理計劃、相關方參與計劃
10.3.3.4 項目文件更新
問題日志、經驗教訓登記冊、相關方登記冊
總結
以上是生活随笔為你收集整理的PMP读书笔记(第10章)的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
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