項(xiàng)目施工合同文書管理為何要應(yīng)用5s管理制度？華天謀5s管理專家概述：5S管理在現(xiàn)場(chǎng)管理中已經(jīng)得到普遍應(yīng)用，其效率提升和時(shí)間節(jié)約也被廣泛認(rèn)同。施工項(xiàng)目合同文本是一種很重要的文件，經(jīng)常需要查閱和調(diào)用，當(dāng)數(shù)量龐大、分類不清晰的合同文本集中在一起時(shí)，想準(zhǔn)確快速查找調(diào)閱卻是很費(fèi)時(shí)費(fèi)力。多次實(shí)踐證明，項(xiàng)目施工合同文書管理實(shí)施5s管理正是解決這些問題的制勝法寶。

項(xiàng)目施工合同文書5s管理制度實(shí)施辦法

1S，整理：區(qū)分要與不要的物品，現(xiàn)場(chǎng)只保留必需的物品。

對(duì)照幾年來的合同，進(jìn)行洗澡活動(dòng)即仔細(xì)逐一梳理。首先，清理作廢合同，確認(rèn)已經(jīng)作廢的合同進(jìn)行記錄后進(jìn)行銷毀，按照規(guī)定流程完成簽字手續(xù)；其次，挑揀出已經(jīng)全部完成的項(xiàng)目合同，即完成項(xiàng)目施工、竣工結(jié)算及審計(jì)的項(xiàng)目，將這些項(xiàng)目按照合同簽訂日期排序進(jìn)行裝訂存檔，這些合同基本不會(huì)再被查閱了；第三，項(xiàng)目完成施工和決算的合同再歸入一類；第四，項(xiàng)目正在施工進(jìn)行中的歸為一類。分類完成以后各自按照各時(shí)間順序進(jìn)行整理，已經(jīng)有三分之二的合同已經(jīng)全部完成了，這些合同登記目錄以后直接移交檔案室管理，辦理移交手續(xù)。留下來都是沒有完成的或者沒有全部完成的，數(shù)量只有三分之一了。

2S，整頓：必需品依規(guī)定定位、定方法擺放整齊有序，明確標(biāo)示。

整頓的目的：不浪費(fèi)時(shí)間尋找物品，提高工作效率和產(chǎn)品質(zhì)量。按照整頓的要求，將整理完成后保留下來的尚未完成的合同進(jìn)行重新標(biāo)示，分為未開工、開工建設(shè)中、項(xiàng)目完成、結(jié)算階段、等待審計(jì)等幾類，再按照時(shí)間順序歸入文件夾，文件夾明顯標(biāo)示項(xiàng)目所處階段，一個(gè)文件夾內(nèi)編制目錄和標(biāo)簽，按照項(xiàng)目完成階段和日常取用方便，分別放置在文件柜的第一、二、三、四等層，文件柜各層明確標(biāo)示合同所處階段，合同與文件夾、文件夾與文件柜必須一對(duì)一管理，利用5S管理中的“顏色管理”工具，不同階段的文件夾和文件柜采用不同的顏色進(jìn)行區(qū)分，目視非常清楚。并且按照三易原則（易取、易放、易管理）和三定原則（定位、定量、定標(biāo)準(zhǔn)），保證拿取方便、準(zhǔn)確無誤。　　3S，清掃：清除現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)的臟污、清除作業(yè)區(qū)域的物料垃圾。清掃的目的：清除“臟污”，保持現(xiàn)場(chǎng)干凈、明亮。3S應(yīng)用在合同文件中，我的理解就是要保持合同文書的整潔、無無損，保證合同不缺頁、不破損、文本干凈、字跡印章清晰，文件夾、文件柜干凈無污染，并且文件夾和文件柜內(nèi)不放置其它任何無關(guān)雜物物件。另外，避免文件柜及放置區(qū)域收到水浸、風(fēng)蝕、蟲蛀以及遠(yuǎn)離火源等。清掃應(yīng)該遵循日清日結(jié)的原則，日事日畢，日清日高。

4S，清潔：將整理、整頓、清掃實(shí)施的做法制度化、規(guī)范化，維持其成果。

清潔的目的：認(rèn)真維護(hù)并堅(jiān)持整理、整頓、清掃的效果，使其保持最佳狀態(tài)。應(yīng)用在合同管理中，就是經(jīng)常性地，可以每月或每周對(duì)所有合同進(jìn)行一次整理、整頓、清掃，將項(xiàng)目全部完成的再次歸入檔案室，將未完成的施工項(xiàng)目合同按照施工項(xiàng)目完成進(jìn)度整理分類歸入各自階段文件夾和文件柜，并檢查文件文本完整程度，發(fā)現(xiàn)缺損等立即予以補(bǔ)齊，檢查文件夾、文件柜完好，保證文件存放保管地點(diǎn)符合要求。合同管理涉及幾個(gè)部門的人員也可以設(shè)立5S小組，定期進(jìn)行5S活動(dòng)，對(duì)一個(gè)階段的5S成果進(jìn)行總結(jié)，分析查找不足，提出改進(jìn)意見。

5S，素養(yǎng)：人人按章操作、依規(guī)行事，養(yǎng)成良好的習(xí)慣。

素養(yǎng)的目的：提升“人的品質(zhì)”，培養(yǎng)對(duì)任何工作都講究認(rèn)真的人。素養(yǎng)的意義：努力提高人員的修身，使人員養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，素養(yǎng)是“5S”活動(dòng)的核心。按照5S的管理要求，培訓(xùn)合同文件管理只能部門及使用部門相關(guān)人員，公司相應(yīng)形成制度并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，動(dòng)員公司領(lǐng)導(dǎo)參與到5S的管理活動(dòng)總，利用看板、圖片等對(duì)5S活動(dòng)的前后情景進(jìn)行對(duì)比，讓全員都感受到推行5S管理后的變化和提升，逐漸培養(yǎng)自覺遵守5S制度的習(xí)慣，習(xí)慣養(yǎng)成之后，即便有關(guān)人員工作進(jìn)行了調(diào)整，合同管理依然會(huì)按照5S的管理要求持續(xù)推進(jìn)，避免出現(xiàn)因人員變動(dòng)帶來的工作質(zhì)量變化。5S管理推行一段時(shí)間后，要按照PDCA要求形成循環(huán)往復(fù)，每一次循環(huán)都是一次頭腦風(fēng)暴，每一次循環(huán)都是一次管理提升。

實(shí)踐證明項(xiàng)目施工合同文書管理應(yīng)用5S管理，大大提高了合同管理的效率，合同管理有關(guān)人員都切身感受到了變化，從中節(jié)約了時(shí)間，合同管理的效率得到大幅提高。合同查閱和調(diào)用非常方便和快捷，文件柜和文件夾井然有序，合同文本管理的現(xiàn)場(chǎng)煥然一新，得到了公司領(lǐng)導(dǎo)和同事們的肯定。
轉(zhuǎn)自：華天謀5s管理http://www.chinatpm.com/

轉(zhuǎn)載于:https://blog.51cto.com/13988639/2301184

總結(jié)

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