更好的產(chǎn)能計劃使項目經(jīng)理和項目組合經(jīng)理能夠提高項目資源利用率和績效。

將你的項目團隊想象成高速公路上行駛的車輛。當(dāng)交通密度（或資源利用率）很高時，輕微的碰撞會立即對交通流量產(chǎn)生影響——大幅降低交通流量或使交通流量完全停止。你不需要100%的交通密度就能看到這種效果。當(dāng)?shù)缆防寐蔬_(dá)到70%或更高水平時，交通堵塞就會開始出現(xiàn)。

IT項目資源也是這個道理。超負(fù)荷工作通常會適得其反，降低績效，增加錯誤。美國咨詢公司高德納（Gartner）的研究表明，低利用率的團隊可以將交付業(yè)務(wù)價值所需的時間減少30%或更多。

項目團隊需要計劃能力、反思能力和創(chuàng)新能力

羅伯特·漢德勒（Robert Handler）認(rèn)為，資源短缺可能歸因于特定技能的短缺或真正的數(shù)量短缺，但問題往往是對現(xiàn)有資源的使用不當(dāng)。IT員工要做的事情太多，往往超負(fù)荷工作。這讓他們試圖做完所有事，但效果不是特別好。

管理層可以遵循以下四個基本步驟來優(yōu)化項目資源的利用：

步驟1：確定項目可用資源的能力

計算有多少人可以完成項目工作，作為全時等量（FTE），乘以他們在項目上的可用時間。

步驟2：確定可用時間

將FTE轉(zhuǎn)換成小時，得出可用時間的真實表示。例如，在考慮假期、病假、培訓(xùn)時間和假期后，聲稱有50%的時間可用于項目工作的人實際上可用時間只占理論工作年的37%，即760小時。

步驟3：設(shè)置利用率目標(biāo)

計算低于80%的所有項目資源的利用率目標(biāo)，使用該數(shù)據(jù)來限制進行中的項目的數(shù)量。雖然在目標(biāo)之下工作的資源看起來效率很低，但在目標(biāo)之上工作的資源可能會給項目帶來昂貴的延遲和錯誤。

步驟4：限制或修改隊列

如果你曾經(jīng)在餐廳等過位子，即便你看到空桌，但這很可能是一種策略，避免讓服務(wù)員超負(fù)荷工作，避免給你帶來糟糕的用餐體驗。服務(wù)器的數(shù)量是提供良好服務(wù)的限制器。

對于PPM辦公室，你必須在項目資源利用率接近80%時設(shè)置限制。當(dāng)資源達(dá)到目標(biāo)或超過目標(biāo)時啟動新項目可能會讓項目干系人滿意，但后階段肯定會讓他們、項目團隊、用戶，以及可能會讓其他人失望。

在上面的餐廳例子中，隊列本身可以修改，使其更美味和愉快，方法是把顧客轉(zhuǎn)移到酒吧并提供特色菜。

在IT項目中，采用更嚴(yán)格的選擇和審批標(biāo)準(zhǔn)，可以避免價值較低的項目審批通過，從而將它們完全排除在隊列之外。

在主要項目階段的后期添加有效的關(guān)卡評估法（gate review），檢查與戰(zhàn)略目標(biāo)的一致性，這也可以用來阻止項目的繼續(xù)，并釋放資源。

創(chuàng)建多個工作隊列也可能有所幫助。為了方便，組織經(jīng)常使用單個項目隊列，但太多小的工作項會使項目隊列混亂，有時會不必要地減慢交付速度。

擁有專門團隊、隊列和治理的產(chǎn)品管理方法，在不斷變化的處理數(shù)字業(yè)務(wù)時會更加有效。

嘗試使用資源管理工具

項目管理中的資源優(yōu)化技術(shù)是用于調(diào)整項目活動的實施和完成日期以調(diào)整計劃使用的資源和資源可用性的工具。

專業(yè)資源管理軟件必須具有足夠的靈活性，以允許項目經(jīng)理按需重新分配資源，以便跟上進度延遲。8Manage PM是一個面向?qū)崟r交易的項目管理軟件，不僅可以創(chuàng)建資源利用計劃并提供一種衡量計劃成功與否的方法，還能提高ROI，確定項目改進領(lǐng)域。

在8Manage PM項目管理軟件中，可以通過將資源分配給項目或?qū)㈨椖糠峙浣o資源來完成計劃。計劃資源或項目后，可以查看以下內(nèi)容：

? 查看哪些項目已分配資源
? 查看已分配給項目多少時間與預(yù)算的關(guān)系
? 查看將資源分配給項目的時間及其可使用的時間

有了這些信息，項目經(jīng)理就可以在項目或資源之間移動，以優(yōu)化員工利用率并最大程度地減少“替補”時間。團隊成員、項目和生產(chǎn)率趨勢都可以通過8Manage PM實時預(yù)測和報告。當(dāng)工作負(fù)載轉(zhuǎn)移或可用性發(fā)生變化時，項目組合經(jīng)理可以收到警報。

實現(xiàn)資源管理是一個持續(xù)的過程。出色的資源管理軟件和遵循以上優(yōu)化資源的實踐可以極大地改善你的資源管理，并將其轉(zhuǎn)化為團隊以及個人生產(chǎn)力和滿意度的提高。

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的如何改善IT项目团队资源利用，避免超负荷工作？的全部內(nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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