Outlook中存儲了日常工作所需的重要數據，因此，Outlook數據的及時備份也就顯得尤為重要。一般情況下，Outlook中的數據都是通過PST文件進行存儲和備份的。 PST文件（Personal Folder File個人文件夾）在實質上是一組Outlook信息的集合，如：收件箱、發件箱、草稿、日歷、任務、地址簿，但不包含郵件賬戶及規則。Outlook為每個用戶都建立獨立的PST文件。如果你使用的是Windows XP，那么，你會在“X:\Documents and Settings\用戶名\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook”目錄下面找到名為“Outlook.pst”的文件，這就是屬于你的PST文件，默認狀態下，這個文件中存儲了Outlook中與你的賬戶相關的所有信息。

1.? 備份Outlook數據文件<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

執行【文件】菜單下的【導入和導出】命令，在彈出的“導入和導出向導”對話框中，選擇“導出到一個文件”一項，單擊【下一步】按鈕。 <?xml:namespace prefix = v ns = "urn:schemas-microsoft-com:vml" /> 接下來，在“創建文件的類型”中選擇“個人文件夾文件(.pst)”一項，單擊【下一步】按鈕。 在“選定導出的文件夾” 中，我們可以選擇需要備份的內容，比如收件箱、聯系人、日歷等。如果想要將收件箱中所有的郵件都備份，記得要選擇下面的“包括子文件夾”項。如果想要將當前Outlook中所有的信息全都備份在一個pst文件里，可以直接選擇文件夾樹形結構的最頂端——“個人文件夾”一項。 最后，指定好個人文件夾的保存位置，單擊【完成】按鈕，即可開始進行備份。

2.? Outlook數據的還原

一旦Outlook數據有損失，或者需要對Outlook數據進行遷移，我們都可以將曾經備份好的Outlook數據文件還原回來。還原過程與備份是相逆的操作，其方法與備份是基本相同的。 我們同樣要執行【文件】菜單下的【導入和導出】命令，在對話框中則要選擇“從另一個程序或文件導入”這一項，單擊【下一步】按鈕。 選擇導入文件的類型是“個人文件夾文件(.pst)”。 指定需要導入的pst文件的位置。 程序將對此pst文件進行解析，將其中包含的文件夾內容羅列出來，我們可以選擇需要進行還原的文件夾，最后單擊【完成】按鈕，即可將數據還原到原來的位置。

3.? Outlook數據的自動存檔

需要大家注意的是，Outlook要求單個pst文件的最大容量是2GB，超過這個限制，你的Outlook數據將不能正常讀取。所以，隨著Outlook郵箱的不斷增大，為了更便于管理，我們可以將那些重要但又不常使用的舊的郵件和其他信息轉移到另一個位置進行存儲，或者干脆刪除這些已經到期不再有效的內容，這些過程都可以通過Outlook中的“自動存檔”功能來完成。 默認情況下，“自動存檔”功能將按默認的時間間隔（14天）自動運行，它會從文件夾中清除舊的和到期的項目。舊項目是指那些達到指定存檔時間的項目（默認早于6個月的項目是舊項目），到期項目指那些過了某個固定日期內容就不再有效的郵件和會議項目，例如幾個月前開過的會議。“自動存檔”可將舊項目刪除或存檔到一個指定的存檔文件中。Outlook默認的存檔文件的位置是：“X:\Documents and Settings\用戶名 \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst”。 實際上，Outlook中有兩套“自動存檔”設置：全局設置和單個文件夾設置。全局設置決定“自動存檔”在默認情況下如何處理Outlook文件夾中的各個項目；單個文件夾設置會覆蓋默認設置，可對不同文件夾進行不同的“自動存檔”操作。 當然，Outlook默認的“全局設置”是可以更改的：執行【工具】菜單下的【選項】命令，打開【其他】標簽，點擊對話框中的【自動存檔】按鈕。 在“自動存檔”對話框中，我們可以調整Outlook自動存檔的時間間隔，并能更改舊項目的存檔規則和存檔位置。 如果需要的話，你也可以進行單個文件夾的存檔設置，為指定的單個文件夾使用單獨的存檔文件，創建單獨的存檔規則。方法是右擊相應的項目，在快捷菜單中選擇【屬性】命令，打開【自動存檔】標簽，即可進行詳細的設置。 除了“自動存檔”功能以外，Outlook還支持手動存檔：執行【文件】菜單下的【存檔】命令，即可將相應的文件夾立即進行存檔，存檔前不僅可以指定存檔文件的位置，還可以設置存檔規則。

4.? 郵件分揀規則的導入與導出

之前我們介紹過如何創建電子郵件的路由規則，讓Outlook自動分揀收件箱中的新郵件。Outlook為我們提供了郵件規則的導入導出工具，當我們遷移Outlook郵箱時，利用這個工具就不必再重新設定郵件規則了，免去了很多麻煩！ 導入或導出Outlook郵件規則的方法很簡單：執行【工具】菜單下的【規則和通知】命令，在對話框中單擊【選項】按鈕。 接下來即可進行規則的導出或導入。Outlook會創建“規則向導”規則類型的文件（.rwz）來存儲當前Outlook中的所有郵件規則。

5.? 為Outlook數據上鎖加密

很多用戶使用的是共有計算機，往往不希望其他人隨意查看自己的郵件。最好的辦法就是給你的個人文件夾上鎖加密！ 執行【文件】菜單下的【數據文件管理】命令。 在彈出的“Outlook數據文件”對話框中，選擇需要進行加密的文件夾（如下圖中的“個人文件夾”），然后單擊【設置】按鈕。 接下來，在“個人文件夾”對話框中可以單擊【更改密碼】按鈕，分別輸入舊密碼（默認為空）、新密碼和驗證密碼，即可為你的pst文件加密。另外，為了避免pst文件過大，你還可以單擊【開始壓縮】按鈕，縮減當前pst文件的大小。 設置完畢！今后當我們每次啟動Outlook時，程序都會要求用戶輸入個人文件夾的密碼，只有正確輸入密碼，才能打開并讀取郵件和聯系人等數據信息。 《Outlook應用指南》系列寫到這里就算告一段落了，希望我的這幾篇文章能夠有助于提高大家的日常辦公效率。

轉載于:https://blog.51cto.com/762717/294038

總結

以上是生活随笔為你收集整理的Outlook应用指南(1)——数据备份还原技巧的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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