摘要：
本文以我于2014年作為高級項目經理全程參與某電信運營商IDC項目（合同額790萬，周期14月）為例，探討了信息系統項目的溝通管理，以及我在溝通管理方面的一些經驗教訓。，本人在項目的成本管理過程中，科學的運用項目溝通管理的理論知識并結合我司CMMI3項目管理過程域的具體要求，在項目的實施過程中，將溝通管理當做一項重點的工作來抓。在對干系人進行科學分析的基礎上制訂了項目溝通管理計劃；建立了高效的干系人信息溝通方式；通過項目績效報告的形式使相關干系人明晰項目進展。
該項目在2015年7月21日通過合同及管理驗收，解決目前互聯網接入服務提供方的管理工作中存在的查處手段缺失，違法信息發現難、處置難，日志留存落實不到位等問題，實現互聯網數據中心（IDC）信息安全監控與管理。受到用戶方的肯定并為公司贏得新商業機遇，這都得益于我對整個項目的溝通管理。
正文：
一、 項目概述
2014年本人作為高級項目經理參加了某電信運營商IDC系統的建設，該系統解決目前互聯網接入服務提供方的管理工作中存在的查處手段缺失，違法信息發現難、處置難，日志留存落實不到位等問題，實現互聯網數據中心信息安全的監控與管理。該項目2014年3月份正式啟動，2015年5月成功上線試運行，上線后運行穩定，該系統覆蓋了某運營商集團下的14個省市分公司的349個機房，每天處理4000多億條監控日志，監控策略2萬多條，違法信息處理7000多條，每天日志存儲量2T左右。
該項目的成功與很大程度上歸功于在項目整體實施過程中對溝通的有效管理，下面分別對項目干系人分析及溝通計劃編制、信息收集、整理和分發、項目績效報告等幾個方面加以簡要論述。
二、 做好項目干系人分析，編制項目溝通計劃
首先要做的工作是確定項目的所有干系人，了解每個干系人的基本情況。我們使用Excel制作了聯系人列表，人員包括項目組成員、項目組上級領導、行政、業務、技術支持人員等。
信息包括姓名、所屬部門、郵箱、座機、手機、職能等，做到簡潔明了。把聯系人列表發送給每個干系人，并及時更新，以保證溝通渠道的暢通。另外還編制了項目文檔模板，包括會議紀要、工作報告、開發文檔等，統一文件格式，使文檔管理規范化。
需要了解每個干系人對項目的期望，想要的得到的項目信息及時間。確定工作匯報方式，明確什么時間、以什么形式向誰匯報。在該項目中，我們采取的方法是：項目組成員對項目經理通過EMAIL發送周報；項目經理對直接客戶和上級按月通過EMAIL發月報的方式；緊急情況通過電話及時溝通；每兩周項目組進行一次當前工作溝通會議；每周同客戶和上級進行一次口頭匯報。另外，項目組實施了重大問題報告評估制度。這里所謂的重大問題，指的是影響項目進度成本及質量的需求變更、人員調整等。比如，由于分配到本項目組的開發人員并不是非常固定，有時需要支持公司其他的項目，項目組及相關人員會及時開會評估對項目可能產生的影響。
事實證明，我們通過采用這些方法、過程和文檔模板，使項目組成員之間、與其他干系人之間的溝通更加順暢，提高了溝通的效率，保證了項目按計劃完成。
三、 建立高效的信息溝通方式、落實信息收集、整理和分發
在項目實施過程中，為了保證溝通有效進行，避免形式主義，我要求項目組成員要將每天工作過程中遇到的問題記錄下來，并在當天以郵件的方式發送給需要溝通或者問詢者。每天下班前，成員通過收取郵件，對可以直接回答的問題以郵件方式回復，對于不能解決的問題則提交給我，由我將其放在周例會上統一討論。對于一些緊急的問題則臨時召開項目會議，商討解決方案。為了解項目執行情況以及存在的問題等信息，我要求項目組的成員在每周一上午十點前，提交個人上周的工作總結，匯報其工作完成情況。在匯報用詞中，項目組規定匯報人不得使用“差不多”、“大概”、“完成了80%”等模糊字眼，而是采用某任務“已經全部完成”、或者“再過2天全部完成”……等清晰的表述方式。每個組員需對自己做出的匯報以及承諾負責。通過周報使我清晰地明了每個小組成員當前工作完成的情況，對存在的進度及其它的相關問題，及時采取了糾正措施并調整了偏差，為項目下一階段工作的順利開展奠定了基礎。
其次我們通過召集干系人中的經辦層面人員，包括項目組成員以及客戶代表共同參與的項目周例會，定期的通報項目進展，偏差狀況，溝通項目計劃執行中存在的相關問題，并及時對問題采取解決糾正。通過面對面的交流，使得客戶方及時了解項目的情況，尤其是一些項目需求、系統設計等方面的變更行為，通過面對面式的對變更影響進行評估討論，大大提高了溝通效率和效果，使得問題在最短的時間內得以解決，同時也促使客戶對需要其配合解決的事項及時做出響應。
對于項目決策層，我在每個里程碑結束之后都會以書面的形式提交里程碑總結報告，向項目決策層進行階段進度、質量、工作量、成本、下一階段計劃等情況匯報。對于項目實施過程中出現的一些重大變更與問題，我除了向決策層面提交變更及問題報告以外，還當面向他們做出口頭匯報與請示，以使本項目獲得決策層的大力支持。
對于項目管理層面，特別是做為項目經理，我與客戶方的信化部處長、信化部科長、網建部科長每周三下午都會召開一個碰頭會，總結本周項目完成情況，分析工作中出現的問題，商討具體的糾正措施，確定下周的工作任務。
通過這些有效的溝通與信息收集、分發措施，保證了項目實施的順利進行，也大大提高了客戶的滿意度。
四、 定期進行項目績效報告
項目績效報告是測定并評價項目進展情況的一個重要方式。在制訂項目績效報告中，我們采用了EMV（掙值管理）的技術，通過按周、里程碑等對項目的預算（PV）、實際成本（AC）、掙值（EV）等數據進行項目階段狀態呈現，并分析項目的計劃及成本偏差原因及擬采取的相應措施。使項目的各干系人通過這些定期的項目績效報告清晰地掌握項目的客觀進展，促使他們能夠及時采取有利的措施保證項目的最終結果。
五、 總結
過近3個月試運行，項目于2015年7月21日通過合同及管理驗收，績效指標SPI=1.02，CPI=1.04。為客戶進行互聯網接入服務提供方的管理工作發揮了非常重要的作用，也鍛煉了我的管理能力，本人對信息系統的溝通管理也有了更深的認識。回顧而言，項目的成功很大程度上歸功于在項目實施過程中對溝通的有效管理，從而保證了項目的范圍、進度、成本以及質量得以按即定的目標實現。
當然，每個項目都具有自身的特點，溝通方法、溝通形式都可能不同。但是無論怎樣，作為項目經理，必須保證項目在一個規則、和諧、合作、理解、溝通的環境下進行，因此，如何更好地把握項目溝通的原則，改善溝通技巧并靈活運用到實際項目中去，還有待于我們去研究、探索、實踐和總結。

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總結

以上是生活随笔為你收集整理的论项目的沟通管理的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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