數(shù)據(jù)驗證可以規(guī)范用戶的文本及數(shù)字輸入格式，如只能輸入指定區(qū)間的數(shù)值、只能輸入文本數(shù)據(jù)、限制輸入空格、限制輸入重復值等。設置了數(shù)據(jù)驗證條件后，對符合條件的數(shù)據(jù)允許輸入，對不符合條件的數(shù)據(jù)則禁止輸入。因此，利用此設置可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的正確性和有效性的檢查，避免輸入錯誤的數(shù)據(jù)。

另外，還可以設置輸入提示信息。即對選中單元格的數(shù)據(jù)輸入做出提醒；同時也能設置出錯警告信息，即當輸入錯誤時彈出警告信息。本文主要介紹數(shù)據(jù)驗證基本設置的十個技巧：

選中單元格時給出輸入提示

本例要求在列表中輸入“一中高考成績”，為了提醒錄入者輸入正確范圍的數(shù)據(jù)，可以設置當選中該區(qū)域的單元格時自動顯示提示文字。

具體步驟為：選中B3:E10單元格區(qū)域 - 在“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框 - 切換至“輸入信息”選項卡 - 確認勾選“選定單元格時顯示輸入信息” - 在“標題”文本框中輸入“請輸入分數(shù)” - 在“輸入信息”文本框中輸入“語數(shù)英分數(shù)在0-150之間！理綜分數(shù)在0-300之間！” - 單擊“確定”按鈕完成設置。當選中B3:E10區(qū)域中的任意單元格時，會顯示輸入的提示文字。

設置輸入數(shù)據(jù)大小的區(qū)間

除了設置輸入提示之外，還可以設置當輸入的數(shù)字不在某個特定區(qū)間內時自動彈出輸入錯誤提示框，以提示重新輸入符合數(shù)據(jù)范圍的數(shù)字。以理綜成績?yōu)槔?#xff0c;我們可以設置允許區(qū)間為0-300，當輸入的數(shù)據(jù)不在這個區(qū)間時則會彈出輸入錯誤提示框。

具體步驟為：選中E3:E10單元格區(qū)域 - 在“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框 - 選擇“設置”選項卡(默認)- 在“驗證條件”欄下設置“允許”條件為“整數(shù)”，“數(shù)據(jù)”條件為“介于”，“最小值”和“最大值”分別為“0”和“300” - 單擊“確定”按鈕完成設置。當在E3:E10區(qū)域中的任意單元格中輸入不在0-300之間的數(shù)值時就會彈出錯誤提示框，提示重新輸入符合要求的數(shù)據(jù)。

輸入數(shù)據(jù)不超過某個值

本例中需要設置“語文/數(shù)學/英語”的成績不能超過150.

具體步驟為：選中B3:D10單元格區(qū)域 - 在“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框 - 選擇“設置”選項卡(默認)- 在“驗證條件”欄下設置“允許”條件為“整數(shù)”，“數(shù)據(jù)”條件為“小于或等于”，“最大值”為“150” - 單擊“確定”按鈕完成設置。當在B3:D10區(qū)域中的任意單元格中輸入大于150的數(shù)值時就會彈出錯誤提示框，提示重新輸入符合要求的數(shù)據(jù)。

限定單元格只能輸入日期

本例表格中要求在“訂購日期”列中只能輸入日期數(shù)據(jù)，并且日期只能介于2019/1/1-2019/12/31之間。

具體步驟為：選中A3:A13單元格區(qū)域 - 在“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框 - 選擇“設置”選項卡(默認)- 在“驗證條件”欄下設置“允許”條件為“日期”，“數(shù)據(jù)”條件為“介于”，“開始日期”和“結束日期”分別為“2019/1/1”和“2019/12/31” - 單擊“確定”按鈕完成設置。當在A3:A13區(qū)域中的任意單元格中輸入格式不相同的日期(如：20190909)或者不在設定區(qū)間內的日期(如：2018/8/8)時就會彈出錯誤提示框，提示重新輸入符合要求的數(shù)據(jù)。

限定輸入數(shù)據(jù)的長度

本例表格統(tǒng)計人員出生日期，為了統(tǒng)一格式，減少輸入錯誤，可以設置驗證條件使文本長度必需為8位。

具體步驟為：選中B2:B9單元格區(qū)域 - 在“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框 - 選擇“設置”選項卡(默認)- 在“驗證條件”欄下設置“允許”條件為“文本長度”，“數(shù)據(jù)”條件為“等于”，“長度”為“8” - 單擊“確定”按鈕完成設置。當在B2:B9區(qū)域中的任意單元格中輸入長度不等于8的文本時就會彈出錯誤提示框，提示重新輸入符合要求的數(shù)據(jù)。

建立可選擇輸入的列表序列

當我們需要記錄大量數(shù)據(jù)用于后期數(shù)據(jù)分析，而這些數(shù)據(jù)內容又是固定幾類的情況下，如果我們不設定數(shù)據(jù)驗證，輸入時不但費時費力，還很容易出現(xiàn)輸入錯誤，有空格等問題，后期數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析也會隨之不準確。而如果我們使用數(shù)據(jù)驗證“列表”功能限定單元格輸入內容時，只需要通過下拉列表進行選擇就可以完成快速輸入，既提高了工作效率，又保證了數(shù)據(jù)的準確性。

具體步驟為：選中需要設置數(shù)據(jù)有效性的列(C列)- 在“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框 - 選擇“設置”選項卡(默認)- 在“驗證條件”欄下設置“允許”條件為“序列”，單擊“來源”文本框右側的“拾取器”按鈕，返回數(shù)據(jù)表并選擇之前建立好的序列(G3:G7) - 再次單擊“拾取器”按鈕，返回“數(shù)據(jù)驗證”對話框 - 單擊“確定”按鈕完成設置。此時我們選中C列任意單元格并點擊右側出現(xiàn)的下拉按鈕，便可從下拉列表中選擇所要輸入的內容以快速準確地完成輸入。

將數(shù)據(jù)驗證條件復制到其他工作表

本例需要在“將數(shù)據(jù)驗證條件復制到其他工作表”工作表中設置與“選中單元格時給出輸入提示”工作表相同的數(shù)據(jù)驗證，這里可以直接復制數(shù)據(jù)驗證，而不需要重新在新工作表中逐步設置數(shù)據(jù)驗證。

具體步驟為：在“選中單元格時給出輸入提示”工作表中復制帶有數(shù)據(jù)驗證的區(qū)域 - 在“將數(shù)據(jù)驗證條件復制到其他工作表”工作表中選擇需要復制數(shù)據(jù)驗證設置的區(qū)域的第一個單元格(B3) - 點擊鼠標右鍵 - 選擇“選擇性粘貼”，打開“選擇性粘貼”對話框 - 選擇“驗證” - 點擊“確定”按鈕完成數(shù)據(jù)驗證設置的復制。

設置出錯警告內容

本例要求在列表中輸入“一中高考成績”，為了提醒錄入者輸入正確范圍的數(shù)據(jù)，可以設置當輸入數(shù)據(jù)不正確時彈出警告對話框，以提醒錄入者重新輸入正確數(shù)據(jù)。例如錄入者輸入的理綜成績大于300，則要求彈出輸入錯誤對話框，對話框標題為“認真點！！！”，錯誤信息為：“親，寫錯了，再認真檢查一下吧！！！”

具體步驟為：選中E列 - 在“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框 -選擇“設置”選項卡(默認)- 在“驗證條件”欄下設置“允許”條件為“整數(shù)”，“數(shù)據(jù)”條件為“介于”，“最小值”和“最大值”分別為“0”和“300”- 切換至“出錯警告”選項卡 - 確認勾選“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警告” - 在“標題”文本框中輸入“認真點！！！” - 在“錯誤信息”文本框中輸入“親，寫錯了，再認真檢查一下吧！！！” - 單擊“確定”按鈕完成設置。當在E列任意單元格中輸入不在0-300之間的數(shù)據(jù)時，便會彈出輸入錯誤對話框。

圈釋無效數(shù)據(jù)

“圈釋無效數(shù)據(jù)”功能是指將不符合條件的數(shù)據(jù)以紅色圓圈圈釋出來。要使用該功能，必需先輸入數(shù)據(jù)，然后針對已有的數(shù)據(jù)來設置數(shù)據(jù)驗證條件，再將不滿足條件的數(shù)據(jù)圈釋起來。例如本例將“語文數(shù)學英語”大于150的無效數(shù)據(jù)圈釋起來。

具體步驟為：選中已輸入“語文數(shù)學英語”成績的區(qū)域(B3:D10)- 按前面介紹的方法設置數(shù)據(jù)驗證有效區(qū)間為：0-300 - 選中待圈釋無效數(shù)據(jù)區(qū)域(B3:D10)- 在“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“數(shù)據(jù)驗證”右側下拉按鈕 - 在展開的下拉列表中選擇“圈釋無效數(shù)據(jù)”命令，即可將不符合數(shù)據(jù)驗證條件的單元格數(shù)據(jù)圈釋出來(本例無效數(shù)據(jù)為C5和B9)

清除數(shù)據(jù)驗證條件

如果不再需要使用數(shù)據(jù)驗證對表格進行數(shù)據(jù)錄入的限制，可以打開表格后在“數(shù)據(jù)驗證”對話框中清除驗證設置。本例以清除“輸入提示”和“數(shù)據(jù)有效區(qū)間”為例進行說明。

具體步驟為：選中需要清除“數(shù)據(jù)驗證”的區(qū)域 - 在“數(shù)據(jù)”選項卡的“數(shù)據(jù)工具”組中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框 - 直接單擊左下角的“全部清除”按鈕，清除“數(shù)據(jù)驗證”。

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總結

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