我們經常要利用Excel生成指定類型的報表，但是很多報表原始數據是混雜在一起，或者是分布在各個子表中。現在利用Excel透視報表的功能，我們可以快速將混雜的數據分離為分頁報表，或者將獨立子表整合為匯總報表。

簡單分頁，混雜報表變身分頁報表

為了方便統計，工作中很多報表數據都是歸集在一起。比如公司HR整理的員工考勤報表，所有員工是按照月份統計整合在一起(圖1)。

圖1 原始數據

現在老總需要查看每月和各部門考勤，因此需要將上述匯總數據按照月份和部門類別分別整理，這類操作借助透視報表就可以輕松完成了。下面以月份整理為例。

點擊“插入→數據透視表”，表區域選擇原始數據中的數據區域，設置透視表的位置選擇“新工作表”，這樣在新工作表會生成一個透視表(圖2)。

圖2 創建數據透視表

在出現數據透視表窗口，在數據透視表字段，勾選“員工”，“曠工天數”和“月份”。接著使用鼠標分別將“月份”拖到下方的篩選器，“員工”，“曠工天數”拖到“行”(圖3)。

圖3 透視表字段設置

切換到“數據透視表→選項→顯示報表篩選頁”，在打開的窗口選擇按照“月份”進行篩選。這里篩選是根據上述篩選字段進行設置，因此如果是其他報表，如要對部門進行篩選，則在上述篩選字段添加“部門”字段即可(圖4)。

圖4 顯示報表篩選頁

完成上述操作后，點擊“確定”，這樣在當前工作簿下就會新增11月份、12月份兩個子表，切換到各自子表后，員工曠工數據就一目了然了。顯然利用自行定義字段的方法，我們可以自行選擇需要的數據進行展示，并自動生成需要的報表(圖5)。

圖5 自動生成子表

快速整合，獨立子表融合為匯總表

上述介紹的是將總表的數據分離為特定數據所需的子表，在實際工作中還有很多反向操作，即將多個子表的內容匯總，匯總操作同樣可以借助數據透視表完成。比如一份原始數據如下，銷售部業績已經按照月份做好統計，現在需要分別統計銷售一、二、三部的銷售額(圖6)。

圖6 銷售示例數據

按Alt+D快捷鍵，接著繼續按下P鍵，彈出“數據透視表和數據透視圖向導”，選擇“多重合并計算區域”。繼續下一步選擇“創建單頁字段”，在選定區域這步，按提示選擇“1月”工作表的“$C$1:$D$4”(即只要選擇C、D列內容即可)，點擊“添加”將其添加到下方的列表。重復上述操作，依次將“2月”工作表、“3月”工作表相應的數據區域也添加到列表，最后點擊“完成”(圖7)。

圖7 選定區域數據

在打開的新建數據透視表，選中“頁1”將其更改為“銷售分部統計”，這樣在新的數據透視表就可以將每個銷售分部的統計數據自動列出。利用數據透視表可以非常方便按照指定的要求，將各個子表的特定數據列出并進行自動統計(圖8)。

圖8 統計多字表的數據透視表

當然這個透視表還可以根據我們實際需要，利用行標簽的篩選，靈活顯示數據，比如只要顯示銷售一部的數據，那么只要在“行標簽”下拉列表勾選“銷售一部”，這里顯示的就是銷售一部的統計數據了。此外，在數據透視表中我們還可以根據自己的實際需要，結合函數完成更多數據要求的展示。

比如在上述原始透視表數據中還包含回款金額，現在需要透視表中增加回款率指標(即回款額/銷售額)。切換到“數據透視表工具→字段、項目和集→計算字段”，在打開的增加字段窗口，點擊將默認的字段名改成“回款率”，在公式欄輸入“=”，依次選擇“回款額”并點擊插入字段，在插入的回款額字段后輸入除號(也就是/)，然后選中“銷售額”并點擊“插入字段”(圖9)。

圖9 插入字段

這樣在原來透視表中就會新增一個回款率的字段，這個字段會自動根據上述的公式進行計算。為了方便顯示，可以將顯示單元格數據設置為百分比顯示(圖10)。

圖10 插入新的字段

當然我們可以根據自己的實際需要插入更多的計算字段。這樣即使原始數據中沒有相應的統計。通過自行插入字段的方法，可以在透視表中顯示更多的數據。

總結

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