我們經(jīng)常要利用Excel生成指定類(lèi)型的報(bào)表，但是很多報(bào)表原始數(shù)據(jù)是混雜在一起，或者是分布在各個(gè)子表中。現(xiàn)在利用Excel透視報(bào)表的功能，我們可以快速將混雜的數(shù)據(jù)分離為分頁(yè)報(bào)表，或者將獨(dú)立子表整合為匯總報(bào)表。

簡(jiǎn)單分頁(yè)，混雜報(bào)表變身分頁(yè)報(bào)表

為了方便統(tǒng)計(jì)，工作中很多報(bào)表數(shù)據(jù)都是歸集在一起。比如公司HR整理的員工考勤報(bào)表，所有員工是按照月份統(tǒng)計(jì)整合在一起(圖1)。

圖1 原始數(shù)據(jù)

現(xiàn)在老總需要查看每月和各部門(mén)考勤，因此需要將上述匯總數(shù)據(jù)按照月份和部門(mén)類(lèi)別分別整理，這類(lèi)操作借助透視報(bào)表就可以輕松完成了。下面以月份整理為例。

點(diǎn)擊“插入→數(shù)據(jù)透視表”，表區(qū)域選擇原始數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)區(qū)域，設(shè)置透視表的位置選擇“新工作表”，這樣在新工作表會(huì)生成一個(gè)透視表(圖2)。

圖2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表

在出現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表窗口，在數(shù)據(jù)透視表字段，勾選“員工”，“曠工天數(shù)”和“月份”。接著使用鼠標(biāo)分別將“月份”拖到下方的篩選器，“員工”，“曠工天數(shù)”拖到“行”(圖3)。

圖3 透視表字段設(shè)置

切換到“數(shù)據(jù)透視表→選項(xiàng)→顯示報(bào)表篩選頁(yè)”，在打開(kāi)的窗口選擇按照“月份”進(jìn)行篩選。這里篩選是根據(jù)上述篩選字段進(jìn)行設(shè)置，因此如果是其他報(bào)表，如要對(duì)部門(mén)進(jìn)行篩選，則在上述篩選字段添加“部門(mén)”字段即可(圖4)。

圖4 顯示報(bào)表篩選頁(yè)

完成上述操作后，點(diǎn)擊“確定”，這樣在當(dāng)前工作簿下就會(huì)新增11月份、12月份兩個(gè)子表，切換到各自子表后，員工曠工數(shù)據(jù)就一目了然了。顯然利用自行定義字段的方法，我們可以自行選擇需要的數(shù)據(jù)進(jìn)行展示，并自動(dòng)生成需要的報(bào)表(圖5)。

圖5 自動(dòng)生成子表

快速整合，獨(dú)立子表融合為匯總表

上述介紹的是將總表的數(shù)據(jù)分離為特定數(shù)據(jù)所需的子表，在實(shí)際工作中還有很多反向操作，即將多個(gè)子表的內(nèi)容匯總，匯總操作同樣可以借助數(shù)據(jù)透視表完成。比如一份原始數(shù)據(jù)如下，銷(xiāo)售部業(yè)績(jī)已經(jīng)按照月份做好統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)在需要分別統(tǒng)計(jì)銷(xiāo)售一、二、三部的銷(xiāo)售額(圖6)。

圖6 銷(xiāo)售示例數(shù)據(jù)

按Alt+D快捷鍵，接著繼續(xù)按下P鍵，彈出“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?#xff0c;選擇“多重合并計(jì)算區(qū)域”。繼續(xù)下一步選擇“創(chuàng)建單頁(yè)字段”，在選定區(qū)域這步，按提示選擇“1月”工作表的“$C$1:$D$4”(即只要選擇C、D列內(nèi)容即可)，點(diǎn)擊“添加”將其添加到下方的列表。重復(fù)上述操作，依次將“2月”工作表、“3月”工作表相應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)域也添加到列表，最后點(diǎn)擊“完成”(圖7)。

圖7 選定區(qū)域數(shù)據(jù)

在打開(kāi)的新建數(shù)據(jù)透視表，選中“頁(yè)1”將其更改為“銷(xiāo)售分部統(tǒng)計(jì)”，這樣在新的數(shù)據(jù)透視表就可以將每個(gè)銷(xiāo)售分部的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)自動(dòng)列出。利用數(shù)據(jù)透視表可以非常方便按照指定的要求，將各個(gè)子表的特定數(shù)據(jù)列出并進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)(圖8)。

圖8 統(tǒng)計(jì)多字表的數(shù)據(jù)透視表

當(dāng)然這個(gè)透視表還可以根據(jù)我們實(shí)際需要，利用行標(biāo)簽的篩選，靈活顯示數(shù)據(jù)，比如只要顯示銷(xiāo)售一部的數(shù)據(jù)，那么只要在“行標(biāo)簽”下拉列表勾選“銷(xiāo)售一部”，這里顯示的就是銷(xiāo)售一部的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)了。此外，在數(shù)據(jù)透視表中我們還可以根據(jù)自己的實(shí)際需要，結(jié)合函數(shù)完成更多數(shù)據(jù)要求的展示。

比如在上述原始透視表數(shù)據(jù)中還包含回款金額，現(xiàn)在需要透視表中增加回款率指標(biāo)(即回款額/銷(xiāo)售額)。切換到“數(shù)據(jù)透視表工具→字段、項(xiàng)目和集→計(jì)算字段”，在打開(kāi)的增加字段窗口，點(diǎn)擊將默認(rèn)的字段名改成“回款率”，在公式欄輸入“=”，依次選擇“回款額”并點(diǎn)擊插入字段，在插入的回款額字段后輸入除號(hào)(也就是/)，然后選中“銷(xiāo)售額”并點(diǎn)擊“插入字段”(圖9)。

圖9 插入字段

這樣在原來(lái)透視表中就會(huì)新增一個(gè)回款率的字段，這個(gè)字段會(huì)自動(dòng)根據(jù)上述的公式進(jìn)行計(jì)算。為了方便顯示，可以將顯示單元格數(shù)據(jù)設(shè)置為百分比顯示(圖10)。

圖10 插入新的字段

當(dāng)然我們可以根據(jù)自己的實(shí)際需要插入更多的計(jì)算字段。這樣即使原始數(shù)據(jù)中沒(méi)有相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)。通過(guò)自行插入字段的方法，可以在透視表中顯示更多的數(shù)據(jù)。

總結(jié)

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