外贸软件如何提升出口流程管理效率
當前的外貿行業，正處于新舊動能轉換期，未來新業態新模式為代表的貿易增長新動能板塊，將對整個外貿起到較大的支撐和拉動作用。我國紡織品出口行業產業鏈完備，具有國際合作和融合發展優勢。2021年，紡織服裝出口全年實現“超預期”增長，連續4個月（9-12月）實現當月同比正增長。大類商品出口增長中，出口量和出口價格共同推動下，出口價格的升勢尤為突出，主要體現在紡織服裝產業鏈優勢方面。
對于公司多抬頭維護問題，更關注的是每個抬頭項下的賬目、訂單、合同會不會亂。通過外貿管理系統，將抬頭歸在每個公司名項下，與財務軟件帳套自動進行匹配。
關于產品價格方面。像服裝面料，它的價格是變動的，人工處理的方式是需要手工不斷改價格。使用外貿軟件管理的話，有兩種方式處理。一種是，設專人維護，可以每次詢價之后及時更新價格；另一種是，直接在當前核價時，手動輸入最新詢問的價格，這個價格可以自動返填回商品庫中。并且，面料價格不更新，不會影響到后期的核料核價，當需要用到這塊數據時，可以重新直接錄入即可。關于成本預估和核算成本方面。可以制作對比表，通過設置報表可以直接查看到預估的情況，和實際費用發生情況。關于制作報價單方面。通過軟件可以實現報價單的快速完成，只需要將原報價單復制到新報價單里就行。在對外報價界面里，有個“復制”按鈕，點擊復制再粘貼，就可以完成操作。
關于請款方面。軟件支持多窗口操作，因此在請款的同時，可以看到之前對應的合同。
關于財務做賬方面。軟件做賬和手工做賬的原理是一樣的，都是國家規定的標準做賬要求。當業務與財務數據一體化的時候，系統會講過數據自動合并到一起。業財一體化的目的，只是為了減少財務的錄入工作，對財務數據的整體管理沒有影響。關于財務管理中的賬期的設置。在輔助核算項目中可以體現，前期在科目設置中，進行賬期設置。關于開票管理方面。當業務環節涉及內銷的時候，開票記錄的等級，用單獨報關單來實現，將其做成開票記錄。
關于訂單狀態方面。當業務員提交審批后，可以實時了解到領導的審批狀態到哪一步了。在簽字按鈕項下，可以查看具體的審批節點，每個級別領導意見。關于單據方面。不同的客戶，關于單據的格式會有不同的地方。在軟件中可以根據客戶要求設置多套報表。備貨單方面。給儲運發貨指示，訂單進度跟蹤還需要在原來的表格中做記錄。樣品進度跟蹤可以記錄反復幾次的情況，可以設置預警。
關于合同管理方面。采購合同的導出格式有PDF和Excel，在合同審批通過后，自動帶有電子簽章；外銷合同若需要變更，且這個合同之前已經變更多次了，此時的變更動作，仍是一個新的變更動作，不可以再找到之前的某次變更的原合同了，還要注明在哪里做了更改。但可以查詢到之前某一次變更的信息，通過手動的修改回去。
關于物流管理方面。給客戶發快遞，快遞的收件人是一個人，但包裹里面的東西是給不同的人，每個人收到的東西還可能是很多件分很多款號，每個款有不同的中英文名字。像這樣的情況，在物流管理中快遞單號項目下，有個寄送快遞條目，可以分別列明給哪些人發的哪些東西，或者直接從樣品單中調取數據，樣品單中有對應的產品英文內容，也可以直接打印快遞封皮。關于庫存方面。庫存是虛擬庫存，相對是獨立操作的，記錄面料的采購入庫、出庫情況，還可以查詢到庫存剩料情況，剩余數量和具體放置位置（放在哪個工廠）都可以查詢到。
關于溢短裝方面的控制。在軟件中設置好溢短裝的百分百，根據公司實際需求情況做個可控百分比，在這個可控范圍內就不做提醒；也可以做數據對比，可以看到出運完之后的溢短裝情況，如果有些合同確實是客人不要貨不執行了，可以通過“結案”來處理溢短裝，不再做提醒。
關于產品管理方面。當多個客戶購買同一種產品時，使用的是不同的客戶款號，若是想將這些款號指向同一種產品，需要在軟件中對產品建立唯一的產品款號，關聯上所對應的不同客戶款號；如果客人有設計號的話，可以在系統中體現客人的設計號，通過產品圖片來進一步識別。
關于進料加工版方面。主要是涉及加工貿易手冊的管理，從手冊備案到進口料件到出口成品，最后自動沖減剩余料件情況。建議后續在貿易版使用起來之后再擴充該功能。
關于產品圖片管理。產品圖片的增添和刪除，都是可以操作的。但是不建議輕易刪除掉產品的圖片，畢竟是以前的業務痕跡，可以選擇存檔。如果10年以上業務數據有些不要了，可以考慮在數據庫中進行集中清空，換成新庫。
關于異地辦公方面。通過服務器掛外網的形式，提供一個遠程操作。在外出差時就可以通過遠程來操作業務，以便正常的業務處理等的進行。遠程帳號不可以同時使用，且同一個賬號同時只能1人登錄使用。系統中的帳號可以同時使用，但是不能同時操作同一票單據。如果同時操作人數有變化，需要新增，只需要擴充加密鎖的使用并發站點數即可。關于加密鎖方面。異地辦公人員，訪問軟件的時候不需要帶加密鎖。加密鎖是插在服務器上的一把網絡鎖。
關于人員帳號權限管理。如果人員請假的話，可以將帳號下的某一單或是多單、全部，轉移給其他人進行情況跟進；如果是離職，那直接替換賬號即可。
關于軟件服務器方面。軟件中產品的圖片和軟件，都是放置服務器上的，當我們在使用圖片信息時，調取的只是一個路徑，所以不會影響到軟件運行的速度。關于軟件備份方面。設置好軟件每天自動備份的時間，系統就會自動備份當天數據。建議服務器兩塊硬盤，同時讀寫，可以保證備份數據包的絕對安全，也可以再單獨拷貝一份到移動硬盤上面。
總結
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